Ehrenamt & Personalentwicklung
Mit Ehemaligen in Kontakt bleiben: Freiwillig und persönlich
Den Kontakt zu ehemaligen Ehrenamtlichen mit klarer Einwilligung beziehungsweise Rechtsgrundlage, passenden Anlässen und realistischen Erwartungen gestalten.
Nach einem Ehrenamt kann eine Verbindung zum Verein bleiben, ohne dass daraus eine neue Bereitschaftspflicht entsteht. Klärt deshalb, ob und wie die Person künftig angesprochen werden möchte. Freundlichkeit ist kein Ersatz für eine passende Datenverarbeitung.
Beim Abschied nach dem Kontaktwunsch fragen
Unterscheidet organisatorische Rückfragen zur abgeschlossenen Tätigkeit von einer späteren Einladung oder allgemeinen Information. Diese Zwecke müssen nicht auf derselben Grundlage beruhen. Artikel 6 DSGVO (amtlicher BMF-Text) nennt die möglichen Rechtsgrundlagen; welche passt, ist konkret zu prüfen.
Ein eigener Gesprächsvorschlag lautet: „Möchtest du gelegentlich zu diesem Treffen eingeladen werden, und auf welchem Weg?“ Vermeidet die unbestimmte Zusage, man werde „einfach weiter alles schicken“.
Anlass und Häufigkeit passend wählen
Eine persönliche Einladung zu einem relevanten Anlass kann verständlicher sein als die automatische Aufnahme in mehrere Verteiler. Sagt, wer den Kontakt hält und welche Nachrichten vorgesehen sind. Gebt eine einfache Möglichkeit, den Kontaktwunsch zu ändern.
Wenn ihr auf eine Einwilligung setzt, sind die Anforderungen aus Artikel 7 DSGVO (amtlicher BMF-Text) zu beachten. Ein früheres Amt ersetzt nicht unbegrenzt jede spätere Zustimmung.
Wissen erfragen, ohne das Amt fortzusetzen
Bei einer offenen Übergabefrage sollte erkennbar sein, was konkret noch benötigt wird. Fragt nicht beiläufig nach dauerhafter Unterstützung, wenn die Person ihre Aufgabe bewusst beendet hat.
Als eigene Organisationsregel kann der neue Verantwortliche Fragen zunächst bündeln. Das schützt vor mehrfachen Rückfragen aus verschiedenen Abteilungen und macht den verbleibenden Klärungsbedarf sichtbar.
Veraltete Listen bereinigen
Prüft Zugänge, Verteiler und gespeicherte Kontaktdaten nach dem jeweiligen Zweck. Artikel 5 DSGVO (amtlicher BMF-Text) verlangt Speicherbegrenzung; ehemalige Tätigkeit allein ist keine Grundlage für unbegrenzte Aufbewahrung sämtlicher Daten.
Dürfen Ehemalige automatisch im Arbeitschat bleiben?
Das sollte nicht pauschal angenommen werden. Prüft Zweck, erforderlichen Zugriff und den ausdrücklichen Kontaktwunsch getrennt.
Geltungsbereich: Deutschland. Amtliche und weitere Primärquellen geprüft am 23. Oktober 2026. Arbeitsschritte und ausdrücklich bezeichnete Beispiele sind eigene redaktionelle Vorschläge.
