Bei Bedarf
Vom Aufnahmewunsch zum aktiven Mitglied →
Administration, Mitglied und Kasse stimmen Aufnahme, Zugang und erste Abrechnung ab.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenDas chapster Handbuch
So läuft’s in deinem Verein.
Vom ersten Anmelden bis zur Vereinskasse: Hier findest du die Schritte, die du gerade brauchst. Mit echten Aufnahmen der iOS-App und Beispielen aus dem Vereinsalltag.
Für Mitglieder
Im Verein ankommen, Termine beantworten und die eigenen Daten pflegen.
Hier anfangen →Für Kassenwarte
Beiträge abrechnen, Zahlungen zuordnen und die Vereinskasse nachvollziehbar führen.
Hier anfangen →Für Administratoren
Den Verein einrichten, Aufgaben verteilen und gemeinsame Daten sicher verwalten.
Hier anfangen →16 vollständige Vereinsprozesse
Gemeinsam von Anfang bis Ende.
Mit klaren Zuständigkeiten, Übergaben und Freigaben: vom neuen Mitglied über Beiträge und Monatsprüfung bis zum Jahresabschluss und zur Amtsübergabe.
Je Beitragsperiode
Beiträge vom Beschluss bis zur bezahlten Rechnung →
Administration liefert geprüfte Mitgliedsdaten, die Kasse rechnet ab, Mitglieder prüfen und zahlen.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenMonatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenJährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr
Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen →
Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen20 Kapitel · 24 bebilderte Praxisbeispiele
Was möchtest du erledigen?
Anmelden und im Verein ankommen
Dein Anmeldekonto und dein Kontakt im Verein gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Konto kann zu mehreren Vereinen gehören. Jeder Verein legt deine Rolle und die sichtbaren Daten selbst fest.
Startseite, Suche und Mitteilungen
Die Startseite zeigt dir den nächsten sinnvollen Schritt: anstehende Termine, Neuigkeiten und – mit passenden Rechten – offene Verwaltungsaufgaben. Die Vereins-Pinnwand ergänzt gemeinsame Informationen.
Kontakte verwalten
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
Gruppen und Funktionen
Mit Gruppen bildest du Abteilungen, Mannschaften und Arbeitskreise ab. Die Funktion beschreibt die Aufgabe eines Kontakts innerhalb einer Gruppe, zum Beispiel Trainerin oder Kassenprüfung.
Eigene Daten und Mitgliederverzeichnis
Als Mitglied kannst du freigegebene Vereinskontakte finden und eigene Änderungen zur Prüfung einreichen. Die Vereinsverwaltung entscheidet, welche Verzeichnisfelder sichtbar sind und wer Daten direkt ändern darf.
Termine, Anmeldung und Anwesenheit
Ein Termin verbindet Zeit, Ort und Teilnehmer. Anmeldung und Anwesenheit sind getrennt: Eine Zusage ist eine Planung; die Anwesenheitsliste hält fest, wer tatsächlich da war.
Neuigkeiten veröffentlichen
Neuigkeiten bringen Vereinsinformationen zu den richtigen Gruppen. Entwurf, Vorschau und Veröffentlichung sind eigene Schritte; ein gespeicherter Entwurf ist noch keine Nachricht an alle.
Vereins-E-Mails und Vorlagen
Du kannst Kontakte, Gruppen und einzelne Adressen anschreiben. Vor dem Senden wird die aktuelle Empfängerauswahl aufgelöst. Gesendete Nachrichten und ihre Zustellzustände findest du im Archiv.
Dokumente, Vorlagen und Serienbriefe
Laufwerke und Ordner organisieren gemeinsame Dateien. Textdokumente können Platzhalter und Briefvorlagen verwenden; ein Serienbrief verbindet ein Dokument mit einer ausgewählten Kontaktliste.
Tabellen und Helferpläne
Ein Helferplan hält Person, Aufgabe, Beginn und Bestätigung in einer gemeinsamen Tabelle fest. Kontaktzellen verweisen auf Vereinskontakte; normale Textzellen bleiben frei bearbeitbar.
Finanzen und Mandanten
Ein Verein kann mehrere getrennte Finanzbereiche führen. In Lindenhain gibt es den Hauptverein und weitere Bereiche, darunter das Jugendcamp 2027. Prüfe den aktiven Mandanten und das Jahr, bevor du Geldbewegungen bearbeitest.
Rechnungen und Beiträge
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
Spenden und Dankesbriefe
Eine Spende braucht einen nachvollziehbaren Betrag, ein Datum und die richtige spendende Person. Bedankung und steuerliche Zuwendungsbestätigung sind unterschiedliche Ausgaben.
Bankimporte und Lastschriften
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
Buchungen und Belege
Das Journal verbindet manuelle Buchungen mit den Buchungen aus Rechnungen, Zahlungen, Spenden und Importen. Prüfe bei einer Korrektur immer zuerst die fachliche Quelle.
Auswertungen lesen und ausgeben
Ein Bericht ist immer eine Kombination aus Finanzbereich, Zeitraum oder Stichtag und Darstellungsoptionen. PDF und Excel sollten denselben ausgewählten Datenstand zeigen.
Buchhaltung und Finanzparameter einrichten
Gute Grundeinstellungen vermeiden spätere Einzelkorrekturen. Richte erst Mandant, Konten und Verbindungen ein; lege danach Rechnungs-, Spenden- und Berichtsvorgaben fest.
Buchungsjahre und Abschluss
Ein Abschluss grenzt Buchungsperioden ab und kann die weitere Bearbeitung sperren. Provisorischer Abschluss, Saldovortrag und endgültiger Abschluss sind deshalb bewusst getrennte Arbeitsschritte.
Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge
Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.
Auskunft, Aufbewahrung und Anonymisierung
Vereinsdaten brauchen einen geregelten Umgang: Auskunft, Aufbewahrung, Löschsperren und Anonymisierung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Anonymisierung entfernt persönliche Angaben dauerhaft und ist kein Verschieben in einen Papierkorb.
Fehlt eine Funktion in deiner App? Sichtbare Bereiche und erlaubte Aktionen richten sich nach deiner Rolle, den Vereinsfreigaben und dem gewählten Finanzmandanten. Eine Rollenbezeichnung allein sagt noch nicht, welche Einzelrechte du hast.
Mit nachvollziehbaren Beispielen.
Unsere Beispiele verwenden fiktive Kontakte und Vereinsdaten. Mitglied Felix Wagner und Kassenwart-Fälle gehören zur Sportgemeinschaft Lindenhain e. V.; Verwaltungs- und Einladungsbeispiele teilweise zu campai ev. Die Bildunterschrift nennt jeweils den Verein. Halte diese Fälle beim Nachmachen auseinander.
Alle Abbildungen stammen aus der nativen iOS-App, aufgenommen im Oktober 2026. Die Bildunterschriften nennen den jeweiligen Verein und Bildschirmzustand. Ergänzende Bedienbeispiele mit anderen Kontakten oder Beträgen sind ausdrücklich gekennzeichnet. Position und Darstellung können auf deinem Gerät abweichen. Vorbereitete Vorgänge sind als solche gekennzeichnet. Die Beispielnachrichten wurden ausschließlich lokal erzeugt; es wurden keine Bankdateien eingereicht.
Tippe auf eine Aufnahme, um sie zu vergrößern. In der Bildansicht kannst du mit den Pfeiltasten wechseln und mit Escape schließen. Drucke bei Bedarf ein einzelnes Kapitel über die Druckfunktion deines Browsers.
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