Elektronische Betriebsprüfung: Vereinsunterlagen vorbereiten
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung mit Entgeltunterlagen, Datenlieferung und klarer Abstimmung mit Dienstleistern vorbereiten.
Bei einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung müssen Daten aus der Entgeltabrechnung und gegebenenfalls weiteren Bereichen geordnet bereitgestellt werden. Auch ein Verein mit wenigen Beschäftigten sollte wissen, welches Verfahren sein Abrechnungssystem unterstützt.
Zuständigkeiten vor der Prüfungsankündigung klären
§ 28p SGB IV regelt die Arbeitgeberprüfung durch die Rentenversicherung. Die Deutsche Rentenversicherung: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung beschreibt das elektronische Verfahren und weist darauf hin, dass auch Arbeitgeber mit wenigen Beschäftigten erfasst sind.
Zum geprüften Stand sind Befreiungen auf Antrag für Zeiten bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 nennt die Rentenversicherung die verpflichtende Datenübermittlung. Prüft eure konkrete Befreiung und den maßgeblichen Zeitraum, statt aus einer früheren Bewilligung eine dauerhafte Ausnahme abzuleiten.
Datenquelle und Verantwortung kennen
Haltet fest, wer abrechnet, welches Programm verwendet wird und wer die erforderliche Übermittlung auslöst. Ein externer Dienstleister übernimmt nicht automatisch jede organisatorische Abstimmung für den Verein.
Lasst euch erläutern, welche Unterlagen zusätzlich benötigt werden. Dazu können insbesondere Verträge und Nachweise zur rechtlichen Behandlung einzelner Zahlungen gehören. Ein technisch erfolgreicher Versand bestätigt noch nicht deren fachliche Richtigkeit.
Beim Systemwechsel rechtzeitig handeln
Die Rentenversicherung beschreibt besondere Übermittlungspflichten bei einem Wechsel des systemgeprüften Programms oder Dienstleisters. Klärt diesen Schritt vor Abschaltung und Datenlöschung.
Ein eigener Projektplan sollte Ansprechpartner, Übergabetermin, Datenbestand, Übermittlungsbestätigung und offene Rückfragen enthalten. Bewahrt die fachlich erforderlichen Unterlagen unabhängig von einem einzelnen Zugang auf.
Rückfragen geordnet beantworten
Führt eine gemeinsame Liste der angeforderten Informationen und verantwortlichen Personen. Übermittelt nur über den vorgesehenen sicheren Weg. Beschäftigtendaten gehören nicht als allgemeiner Anhang an einen großen Verteiler.
Sind wir wegen weniger Beschäftigter grundsätzlich ausgenommen?
Die Rentenversicherung nennt dafür keine allgemeine Ausnahme. Prüft das Verfahren und gegebenenfalls eine konkrete befristete Befreiung.
Geltungsbereich: Deutschland. Amtliche und weitere Primärquellen geprüft am 23. Oktober 2026. Arbeitsschritte und ausdrücklich bezeichnete Beispiele sind eigene redaktionelle Vorschläge.
