Lohnsteuer im Verein: Vergütung steuerlich richtig zuordnen
Zahlungen an Mitarbeitende zunächst einordnen und Lohnsteuer, Steuerbefreiungen sowie Sozialversicherung als getrennte Prüffelder bearbeiten.
Eine Zahlung kann Vergütung, Auslagenersatz oder eine andere Leistung sein. Für die steuerliche Behandlung zählt ihre tatsächliche Grundlage. Der Verein sollte deshalb nicht alle Auszahlungen unter der bequemen Sammelbezeichnung „Aufwandsentschädigung“ führen.
Den Zahlungstyp bestimmen
Beschreibt, wofür die Person Geld erhält und auf welcher Vereinbarung der Anspruch beruht. Prüft anschließend, ob ein Arbeitsverhältnis und Arbeitslohn vorliegen. § 38 EStG regelt die Erhebung der Einkommensteuer durch Abzug vom Arbeitslohn unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
Eine Steuerbefreiung ist eine zusätzliche Prüfung. Sie darf nicht allein aus der Gemeinnützigkeit des Vereins oder der Höhe eines einzelnen Monatsbetrags abgeleitet werden.
Ehrenamtliche Freibeträge gezielt prüfen
§ 3 EStG Nummer 26 und Nummer 26a begünstigt bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten unter eigenen Voraussetzungen. Die Grenzen beziehen sich auf die jeweils begünstigten Einnahmen im Jahr und nicht pauschal auf jedes Vereinsentgelt.
Prüft Tätigkeit, Auftraggeber und weitere relevante Umstände. Dokumentiert auch, wie ihr Angaben über begünstigte Zahlungen aus anderen Tätigkeiten berücksichtigt. Eine unveränderte Unterschrift aus einem früheren Jahr sagt nicht automatisch etwas über den aktuellen Sachverhalt aus.
Abrechnungsverfahren vor der Auszahlung klären
Für verbleibenden Arbeitslohn sind das passende Lohnsteuerverfahren und mögliche gesetzliche Besonderheiten zu bestimmen. § 40a EStG enthält bestimmte Pauschalierungsmöglichkeiten unter eigenen Bedingungen. Daraus folgt keine freie Wahl eines beliebigen Pauschalsatzes für jede ehrenamtliche Zahlung.
Stimmt die Behandlung mit der zuständigen Abrechnung ab. Die steuerliche Beurteilung ersetzt außerdem nicht automatisch die sozialversicherungsrechtliche Einordnung.
Nachweise geordnet aufbewahren
Verbindet Vertrag, Tätigkeitsbeschreibung, Abrechnung und erforderliche Erklärungen. Bei geänderten Zahlungen muss nachvollziehbar bleiben, ab welchem Zeitpunkt eine neue Grundlage gilt.
Ist jede kleine Zahlung steuerfrei?
Nein. Steuerfreiheit setzt eine einschlägige gesetzliche Grundlage und deren erfüllte Voraussetzungen voraus. Ein geringer Betrag allein genügt nicht.
Geltungsbereich: Deutschland. Amtliche und weitere Primärquellen geprüft am 23. Oktober 2026. Arbeitsschritte und ausdrücklich bezeichnete Beispiele sind eigene redaktionelle Vorschläge.
