Kapitel 20 von 20

Auskunft, Aufbewahrung und Anonymisierung

Vereinsdaten brauchen einen geregelten Umgang: Auskunft, Aufbewahrung, Löschsperren und Anonymisierung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Anonymisierung entfernt persönliche Angaben dauerhaft und ist kein Verschieben in einen Papierkorb.

Für Administratoren

Bevor du anfängst

Du brauchst Administratorrechte und einen geklärten Auftrag. Die abgebildete Anonymisierung wurde ausschließlich an einem dafür neu angelegten fiktiven Testkontakt ausgeführt.

Kontakt-Auskunft vorbereiten und erzeugen

Hier starten: Vereinseinstellungen → Datenschutz → Auskünfte

Wähle den richtigen Kontakt und prüfe den Auskunftsanlass.
Prüfe die angebotenen Datenbereiche und Angaben.
Starte die Erstellung des Pakets und warte auf den Auftragsstatus.
Prüfe den erzeugten Export und übergib ihn nur an die berechtigte Person.

Danach: Die Vereinsauskunft bleibt vom persönlichen Kontoexport getrennt.

**Auskunft zu einem Kontakt**Originalansicht mit Daten des fiktiven Beispielvereins Sportgemeinschaft Lindenhain e. V.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Ehemalige, gelöschte Kontakte und Protokoll prüfen

Hier starten: Datenschutz → Ehemalige / Gelöschte Kontakte / Zugriffsprotokoll

Wähle den für die Frage passenden Bereich.
Suche den betroffenen Kontakt beziehungsweise Zeitraum.
Prüfe den angezeigten Zustand und die tatsächlich angebotenen Wiederherstellungsaktionen.
Nutze das Zugriffsprotokoll, um die vorgesehenen Vorgänge nachzuvollziehen.

Danach: Mitgliedschaftsende, Löschzustand und Zugriffsprotokoll werden nicht miteinander verwechselt.

**Gelöschte Kontakte**Gelöschter Beispielkontakt mit Anonymisierung. Diese Ansicht bietet keine Wiederherstellung.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Das Zugriffsprotokoll**Originalansicht mit Daten des fiktiven Beispielvereins Sportgemeinschaft Lindenhain e. V.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Aufbewahrung und Sperren verstehen

Hier starten: Datenschutz → Aufbewahrung

Prüfe die eingestellten Aufbewahrungsregeln.
Öffne vor einer Anonymisierung die Auswirkungsprüfung des Kontakts.
Lies Sperren und Angaben zu weiterhin aufzubewahrenden Finanzbelegen.
Kläre offene Vorgänge und Aufbewahrungspflichten, bevor du fortfährst.

Danach: Die Prüfung zeigt, welche Daten betroffen sind und welche Vorgänge die Aktion verhindern.

**Aufbewahrung und Löschsperre**Aktuelle Datenschutz-Einstellungen des fiktiven Vereins; unverändert geöffnet.campai ev · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Anonymisierung bestätigen und Abschluss lesen

Hier starten: Kontakt-Auswirkungsprüfung → Anonymisieren

Prüfe nochmals den ausgewählten Kontakt beziehungsweise die Anzahl der betroffenen Kontakte.
Lies die beschriebenen Folgen und gib die geforderte Bestätigung ein.
Führe den Vorgang nur nach ausdrücklicher Freigabe aus.
Warte auf den Abschluss und prüfe anonymisierte sowie übersprungene Kontakte im Bericht.

Danach: Beim eigens angelegten Beispielkontakt Nora Auditprobe ist der Auftrag fertig: 1 anonymisiert, 0 übersprungen. Der Bericht nennt nur Kontakt 1000113.

**Anonymisierung abgeschlossen**Originaler Abschlussbericht für den ausschließlich fiktiven Kontakt 1000113: 1 anonymisiert, 0 übersprungen.campai ev · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Mit echten App-Ansichten

So sieht’s im Beispielverein aus.

Anonymisierung prüfen, freigeben und Abschlussbericht lesencampai ev

Ergebnis: Nur der eigens angelegte fiktive Kontakt Nora Auditprobe (1000113) wurde nach ausdrücklicher Freigabe anonymisiert. Lauf fertig: 1 anonymisiert, 0 übersprungen. Persönliche Felder in der Datenbank gelöscht; Bericht nennt nur die Nummer.

Dauerhafter Vorgang, nur am dafür eigens angelegten fiktiven Kontakt. Vorbereitung im Einzelkontakt-Dialog, Ausführung als regulärer Auftrag für genau einen Kontakt. Keine reale Person betroffen.

Auswirkung für ausschließlich den fiktiven Testkontakt prüfen
Abgeschlossenen Auftrag mit Kontakt 1000113 lesen: 1 anonymisiert, 0 übersprungen

Der iOS-Abschlussbericht gehört zum tatsächlich freigegebenen Fall 1000113. Die Anonymisierung wurde für die Aufnahme nicht erneut ausgeführt.

iOS-Ansichten zum Ablauf

Dieses Kapitel im Vereinsprozess

Die Prozessanleitungen verbinden diese Bedienaufgaben mit Zuständigkeiten, Übergaben, Freigaben und Ausnahmen.

Wenn du nicht weiterkommst

Funktion fehlt: Prüfe Verein, Rolle und gegebenenfalls Finanzmandant. Bitte die Administration um die passenden Rechte.
Auswahl nicht mehr verfügbar: Gehe zur übergeordneten Liste zurück und beginne den Vorgang mit einer frischen Auswahl.
Fehler beim Speichern: Lies die Feldhinweise, korrigiere die Angaben und kontrolliere vor einem erneuten Versuch, ob bereits ein Ergebnis angelegt wurde.
Ausgabe oder Auftrag läuft: Warte auf den Abschlussbericht. Eine Vorschau oder ein gestarteter Auftrag ist noch kein erfolgreicher Abschluss.