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Dein Einstieg

Für Administratoren

Den Verein einrichten, Aufgaben verteilen und gemeinsame Daten sicher verwalten.

Dein Ablauf im Alltag

  1. Prüfe Vereinsprofil, Kontaktperson und verwendete Auswahlwerte.
  2. Bereite Kontakte, Rollen und Einladungen für euer Team vor.
  3. Prüfe offene Datenänderungen sowie Freigaben für Verzeichnis und Dokumente.
  4. Kläre Auskünfte und Aufbewahrung vor einer dauerhaften Datenänderung.

Die Bezeichnung deiner Rolle kann im Verein anders lauten. Entscheidend sind die tatsächlich zugewiesenen Rechte. Das Handbuch beschreibt auch Aufgaben, die du erst nach Freigabe durch die Vereinsverwaltung nutzen kannst.

Deine Aufgaben im gemeinsamen Vereinsablauf

Hier siehst du, wann du übernimmst, was du weitergibst und wer den nächsten Schritt prüft. Die folgenden Abläufe beziehen deine Rolle ein.

Bei Bedarf

Den Verein gemeinsam startklar machen →

Vom Vereinsprofil über geprüfte Stammdaten bis zum ersten freigegebenen Arbeitsbereich.

Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Vom Aufnahmewunsch zum aktiven Mitglied →

Administration, Mitglied und Kasse stimmen Aufnahme, Zugang und erste Abrechnung ab.

Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Eine Datenänderung von Antrag bis Nachkontrolle →

Mitglieder melden Änderungen; die Administration prüft sie, und die Kasse übernimmt nötige Folgearbeiten.

Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Eine Veranstaltung gemeinsam durchführen →

Von der Planung über Einladungen und Zusagen bis zu Anwesenheit, Kosten und Nachbereitung.

Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →

Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.

Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Monatlich, nach eurem vereinbarten Termin

Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →

Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.

Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Jährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr

Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen →

Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.

Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Mitgliedschaft und Zugang geordnet beenden →

Administration, Mitglied und Kasse klären Austritt, offene Beträge und die getrennte Datenschutzprüfung.

Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Alle Prozesse und Hinweise zu Vereinsfreigaben →

In dieser Reihenfolge findest du dich zurecht.

  1. 1

    Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge →

    Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.

  2. 2

    Kontakte verwalten →

    Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.

  3. 3

    Gruppen und Funktionen →

    Mit Gruppen bildest du Abteilungen, Mannschaften und Arbeitskreise ab. Die Funktion beschreibt die Aufgabe eines Kontakts innerhalb einer Gruppe, zum Beispiel Trainerin oder Kassenprüfung.

  4. 4

    Anmelden und im Verein ankommen →

    Dein Anmeldekonto und dein Kontakt im Verein gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Konto kann zu mehreren Vereinen gehören. Jeder Verein legt deine Rolle und die sichtbaren Daten selbst fest.

  5. 5

    Eigene Daten und Mitgliederverzeichnis →

    Als Mitglied kannst du freigegebene Vereinskontakte finden und eigene Änderungen zur Prüfung einreichen. Die Vereinsverwaltung entscheidet, welche Verzeichnisfelder sichtbar sind und wer Daten direkt ändern darf.

  6. 6

    Termine, Anmeldung und Anwesenheit →

    Ein Termin verbindet Zeit, Ort und Teilnehmer. Anmeldung und Anwesenheit sind getrennt: Eine Zusage ist eine Planung; die Anwesenheitsliste hält fest, wer tatsächlich da war.

  7. 7

    Neuigkeiten veröffentlichen →

    Neuigkeiten bringen Vereinsinformationen zu den richtigen Gruppen. Entwurf, Vorschau und Veröffentlichung sind eigene Schritte; ein gespeicherter Entwurf ist noch keine Nachricht an alle.

  8. 8

    Vereins-E-Mails und Vorlagen →

    Du kannst Kontakte, Gruppen und einzelne Adressen anschreiben. Vor dem Senden wird die aktuelle Empfängerauswahl aufgelöst. Gesendete Nachrichten und ihre Zustellzustände findest du im Archiv.

  9. 9

    Dokumente, Vorlagen und Serienbriefe →

    Laufwerke und Ordner organisieren gemeinsame Dateien. Textdokumente können Platzhalter und Briefvorlagen verwenden; ein Serienbrief verbindet ein Dokument mit einer ausgewählten Kontaktliste.

  10. 10

    Tabellen und Helferpläne →

    Ein Helferplan hält Person, Aufgabe, Beginn und Bestätigung in einer gemeinsamen Tabelle fest. Kontaktzellen verweisen auf Vereinskontakte; normale Textzellen bleiben frei bearbeitbar.

  11. 11

    Auskunft, Aufbewahrung und Anonymisierung →

    Vereinsdaten brauchen einen geregelten Umgang: Auskunft, Aufbewahrung, Löschsperren und Anonymisierung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Anonymisierung entfernt persönliche Angaben dauerhaft und ist kein Verschieben in einen Papierkorb.

  12. 12

    Buchhaltung und Finanzparameter einrichten →

    Gute Grundeinstellungen vermeiden spätere Einzelkorrekturen. Richte erst Mandant, Konten und Verbindungen ein; lege danach Rechnungs-, Spenden- und Berichtsvorgaben fest.

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