Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Eine Auskunft oder Anonymisierung kontrolliert bearbeiten
Administration klärt den Auftrag, die Kasse prüft Bezüge, und das Ergebnis wird gesondert kontrolliert.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Eine Person verlangt eine Vereinsauskunft oder die dauerhafte Anonymisierung ihres Kontakts.
Identität, Auftrag und Zuständigkeit sind geklärt. Vereinsdaten und persönliches Anmeldekonto werden getrennt betrachtet.
So arbeitet ihr zusammen
Mitglied
Auftrag und Umfang aufnehmen
Nenne dem zuständigen Verein, welche Vereinsdaten oder welche Aktion du meinst. Ein Export oder eine Löschung deines Anmeldekontos läuft über einen getrennten Kontoweg.
Übergabe: An die Administration: geklärter Auftrag und betroffener Vereinskontakt.
Prüfnachweis: Auskunft und dauerhafte Anonymisierung sind ausdrücklich unterschieden.
Administration
Identität, Zugriff und Bezüge prüfen
Prüfe die Zuordnung der anfragenden Person. Öffne Kontakt und angebotene Auskunfts- beziehungsweise Datenschutzfunktionen mit passenden Rechten. Erfasse keine unnötigen weiteren persönlichen Kopien.
Übergabe: An die Kasse: Anfrage zu noch benötigten Finanzbezügen des konkreten Kontakts.
Prüfnachweis: Der richtige Kontakt ist gewählt; ein gleichnamiger Kontakt wird nicht ungeprüft bearbeitet.
Kasse
Finanz- und Aufbewahrungsfragen klären
Prüfe offene Rechnungen, Spendenbezüge, Belege und andere relevante Vorgänge. Gib konkrete Hindernisse und verbleibende Aufgaben zurück, statt pauschal jede Bearbeitung zu blockieren oder freizugeben.
Übergabe: An die Administration: fachlich geklärte Bezüge und noch offene Gründe.
Prüfnachweis: Die in der App angezeigten Sperren und die zuständige fachliche Entscheidung sind berücksichtigt.
Administration
Gewünschte Aktion bewusst freigeben
Für Auskunft prüfst du die erzeugte Datei und den vereinbarten sicheren Übergabeweg. Für Anonymisierung liest du die Folgen und Sperren und holst die nach eurem Verfahren erforderliche ausdrückliche Freigabe ein.
Übergabe: An die ausführende Administration: eindeutig freigegebener Umfang, Kontakt und Aktion.
Prüfnachweis: Eine Auskunftsdatei ist geprüft; eine irreversible Aktion wird nicht mit bloßem Austritt oder Zugangsentzug verwechselt.
Administration
Abschluss und Rückmeldung prüfen
Führe nur den geklärten Vorgang aus. Lies den Abschlussbericht und kontrolliere den verbleibenden Datensatz. Übergib die Auskunft oder bestätige den tatsächlichen Bearbeitungsstand über den vereinbarten Weg.
Übergabe: An die anfragende Person: Ergebnis oder konkreter offener Bearbeitungsgrund.
Prüfnachweis: Noras Beispielbericht nennt nur die Kontaktnummer. Ein gestarteter Auftrag allein ist noch kein Abschluss.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Auskunftsübergabe
- Administration: Kontaktzuordnung, Dateiumfang und Übergabeweg prüfen.
- Vor dauerhafter Anonymisierung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Auftrag, Hindernisse, betroffenen Kontakt und dauerhafte Folgen ausdrücklich freigeben.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Aufbewahrung oder offene Vorgänge verhindern die Aktion
- Konkrete Gründe und nächste Schritte dokumentieren. Keine Sperre durch manuelle Datenänderung umgehen.
- Falscher Kontakt ist ausgewählt
- Abbrechen und Identität neu prüfen, bevor Dateien erzeugt oder Änderungen bestätigt werden.
- Auftrag endet mit übersprungenen Einträgen
- Abschlussbericht einzeln prüfen und den Grund klären; keine vollständige Erledigung behaupten.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Auftrag, Prüfung und Freigabe sind nachvollziehbar.
- Ausgabe oder Anonymisierung ist anhand des tatsächlichen Ergebnisses geprüft.
- Die Person erhält eine zutreffende Rückmeldung; Restfälle bleiben benannt.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Anmelden und im Verein ankommen →
Dein Anmeldekonto und dein Kontakt im Verein gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Konto kann zu mehreren Vereinen gehören. Jeder Verein legt deine Rolle und die sichtbaren Daten selbst fest.
- Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge →
Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.
- Auskunft, Aufbewahrung und Anonymisierung →
Vereinsdaten brauchen einen geregelten Umgang: Auskunft, Aufbewahrung, Löschsperren und Anonymisierung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Anonymisierung entfernt persönliche Angaben dauerhaft und ist kein Verschieben in einen Papierkorb.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Mitgliedschaft und Zugang geordnet beenden →
Administration, Mitglied und Kasse klären Austritt, offene Beträge und die getrennte Datenschutzprüfung.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Ein Amt mit Daten, Aufgaben und Rechten übergeben →
Administration und Kasse sichern Kontinuität, ohne persönliche Konten oder Zugangsdaten weiterzureichen.
Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen