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Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf

Mitgliedschaft und Zugang geordnet beenden

Administration, Mitglied und Kasse klären Austritt, offene Beträge und die getrennte Datenschutzprüfung.

Für MitgliederFür KassenwarteFür Administratoren

Anlass und Vorbereitung

Los geht’s, wenn: Ein Mitglied erklärt den Austritt oder ein Vereinszugang soll beendet werden.

Prüfe eure maßgebliche Aufnahme- und Austrittsregelung und den tatsächlich vereinbarten Beendigungszeitpunkt. Ein Kontolöschwunsch ist ein gesonderter Auftrag.

So arbeitet ihr zusammen

  1. Mitglied

    Auftrag und Zeitpunkt klären

    Teile dem Verein mit, ob du die Mitgliedschaft, nur einen Zugang oder dein persönliches Anmeldekonto beenden möchtest. Bitte um Bestätigung des maßgeblichen Termins.

    Übergabe: An die Administration: eindeutiger Wunsch und Kontaktbezug.

    Prüfnachweis: Die drei Anliegen werden nicht gleichgesetzt; ein technischer Kontoschritt ersetzt keine vereinsinterne Austrittsklärung.

  2. Administration

    Folgen für Mitgliedsdaten prüfen

    Prüfe Status, Gruppenfunktionen, geplante Termine und Zugriffsrechte. Halte den bestätigten Termin fest und stimme ab, wann Vereinszugang und laufende Aufgaben enden.

    Übergabe: An die Kasse: geprüfter Termin und betroffene Beitragsgrundlage; an Nachfolgende: offene Funktionen.

    Prüfnachweis: Zukünftige Gruppenauswahl und Zuständigkeiten werden bewusst angepasst.

  3. Kasse

    Finanzielle Restfälle klären

    Prüfe offene Rechnungen, tatsächliche Zahlungen, geplante Einzüge und gegebenenfalls fachlich freigegebene Korrekturen. Ein Austritt storniert vorhandene Forderungen nicht automatisch.

    Übergabe: An Administration und Mitglied: geklärter Finanzstand oder einzeln benannte offene Fälle.

    Prüfnachweis: Keine neue Abrechnung beruht ungeprüft auf einer veralteten Gruppenzugehörigkeit.

  4. Administration

    Zugriff und Kommunikation anpassen

    Setze die vereinbarten Änderungen an Mitgliedsstatus und Zugang um. Prüfe zukünftige Empfängergruppen, Funktionen und Einladungen. Benenne eine Person, die etwaige Restfälle weiter betreut.

    Übergabe: An das Mitglied: bestätigter Bearbeitungsstand über euren vereinbarten Kontaktweg.

    Prüfnachweis: Nicht mehr benötigte Vereinsrechte sind entzogen; erhaltene Finanzbelege sind weiterhin nachvollziehbar.

  5. Administration

    Datenaufbewahrung gesondert prüfen

    Bewerte einen Auskunfts- oder Anonymisierungswunsch im eigenen Datenschutzprozess zusammen mit der Kasse. Lösche nicht pauschal den Kontakt, nur weil seine Mitgliedschaft endet.

    Übergabe: An die zuständige Datenschutzbearbeitung: konkreter Auftrag und verbleibende fachliche Bezüge.

    Prüfnachweis: Austritt, Zugangsentzug und dauerhafte Anonymisierung haben getrennte Entscheidungen und Nachweise.

MitgliedsprofiliOS-AppVergrößern ↗
MitgliedsprofilDas Profil zeigt Kontaktdaten; Gruppen und eigene Felder stehen in ergänzenden Aufnahmen.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten
Datenschutz des eigenen KontosiOS-AppVergrößern ↗
Datenschutz des eigenen KontosKontodatenexport und Kontolöschung gehören zum Konto; Vereinsauskunft erhältst du vom Verein.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Wo ihr bewusst freigebt

Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.

Vor Status- und Zugangsänderung
Administration: Auftrag, Zeitpunkt, Vertretungen und betroffene Funktionen prüfen.
Vor Forderungskorrektur oder Anonymisierung
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Finanzielle Entscheidung beziehungsweise gesonderten Datenschutzauftrag fachlich klären.

Wenn der normale Weg nicht passt

Offene Forderung bleibt
An die Kasse übergeben und sachlich klären; nicht durch Kontaktlöschung verdecken.
Person gehört zu mehreren Vereinen
Nur den beauftragten Vereinsbezug bearbeiten. Ein persönliches Konto kann mehrere Vereinszuordnungen haben.
Mitglied wünscht nur weniger Nachrichten
Persönliche Einstellungen und Gruppen prüfen; daraus nicht automatisch einen Austritt ableiten.

Woran ihr den Abschluss erkennt

  • Bestätigter Beendigungszeitpunkt und Auftrag sind dokumentiert.
  • Zugriffe, Gruppen und künftige Abrechnungen sind geprüft.
  • Finanzielle und datenschutzbezogene Restfälle haben eigene Verantwortliche.

Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.

Die einzelnen Schritte in der App

  • Anmelden und im Verein ankommen →

    Dein Anmeldekonto und dein Kontakt im Verein gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Konto kann zu mehreren Vereinen gehören. Jeder Verein legt deine Rolle und die sichtbaren Daten selbst fest.

  • Kontakte verwalten →

    Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.

  • Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge →

    Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.

  • Auskunft, Aufbewahrung und Anonymisierung →

    Vereinsdaten brauchen einen geregelten Umgang: Auskunft, Aufbewahrung, Löschsperren und Anonymisierung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Anonymisierung entfernt persönliche Angaben dauerhaft und ist kein Verschieben in einen Papierkorb.

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