Kapitel 17 von 20

Buchhaltung und Finanzparameter einrichten

Gute Grundeinstellungen vermeiden spätere Einzelkorrekturen. Richte erst Mandant, Konten und Verbindungen ein; lege danach Rechnungs-, Spenden- und Berichtsvorgaben fest.

Für Kassenwarte Für Administratoren

Bevor du anfängst

Du brauchst Verwaltungsrechte für den jeweiligen Finanzbereich. Änderungen können nachfolgende Vorgänge beeinflussen; stimme Grundentscheidungen im Verein ab.

Kontenplan, Kostenstellen und Sphären pflegen

Hier starten: Finanzen → Einstellungen → Kontenplan

Prüfe den gewählten Kontenplan und die verfügbaren Konten.
Öffne ein Konto und kontrolliere Bezeichnung und vorgesehene Verwendung.
Pflege Sphären oder Kostenstellen, soweit die Buchhaltungsart diese anbietet.
Prüfe, ob neue Vorgänge die vorgesehenen Konten auswählen können.

Danach: Die Kontierung passt zur Organisation und Buchhaltungsart.

**Der Kontenplan**Originalansicht mit Daten des fiktiven Beispielvereins Sportgemeinschaft Lindenhain e. V.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Kostenstellen und Sphären**Die erste Kostenstelle enthält die vier Vereinssphären und einen Sammelposten.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Eröffnungssaldi und Budget setzen

Hier starten: Finanzeinstellungen → Eröffnungssaldi / Budget

Wähle das korrekte Buchungsjahr.
Trage geprüfte Eröffnungswerte pro Konto ein.
Pflege Budgetwerte in den dafür vorgesehenen Feldern.
Kontrolliere Eröffnungsübersicht beziehungsweise Budgetbericht nach dem Speichern.

Danach: Istwerte und geplante Werte werden getrennt geführt.

**Eröffnungssaldi**Anfangsbestände des gewählten Buchungsjahres kontrollieren.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Das Jahresbudget**Originalansicht mit Daten des fiktiven Beispielvereins Sportgemeinschaft Lindenhain e. V.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Bank, Kasse und Währungen einrichten

Hier starten: Finanzeinstellungen → Finanzverbindungen

Lege Bank- oder Kassenverbindung mit eindeutiger Bezeichnung an.
Prüfe Konten, Kontoinhaber, IBAN und BIC. Aktiviere SEPA nur mit den passenden Angaben zu Gläubiger-ID und Vorlauftagen.
Wähle bei Bedarf eine Standardverbindung.
Kontrolliere verfügbare Währungen und ihre Verwendung im Mandanten.

Danach: Importe, Zahlungen und Ausgaben lassen sich dem richtigen Geldkonto zuordnen.

**Zahlungsverbindungen**Bar / Kasse und Vereinskonto · Musterbank; das Vereinskonto ist Standard.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Rechnungsvorgaben und Layout festlegen

Hier starten: Finanzeinstellungen → Rechnungen

Prüfe Nummerierung, Fristen und Mahnstufen.
Pflege Artikel, Zahlungsangaben und Standardkonten.
Prüfe Brief- und E-Mail-Texte, Absender und Layout in der Vorschau.
Prüfe gegebenenfalls die angebotenen ZUGFeRD-Einstellungen mit einem erzeugten Dokument.

Danach: Neue Rechnungen starten mit den freigegebenen Vorgaben.

**Nächste Rechnungsnummer**Im Beispiel ist 1187 die nächste Nummer. Keine Änderung gespeichert.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Rechnungsvorgaben**Layout, Nummer, Fristen, Mahnstufen, Konten und Texte im Hauptverein.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Rechnungstext mit Platzhaltern**Vorlage für eine Rechnung ohne Lastschriftmandat. Unverändert geöffnet.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Spenden- und Berichtsvorgaben pflegen

Hier starten: Finanzeinstellungen → Spenden / Auswertungen

Prüfe Vereins-, Länder- und gegebenenfalls Bescheinigungsangaben.
Bearbeite Dankesbrief und E-Mail-Vorlage.
Pflege die benötigten Berichtslayouts.
Erzeuge eine Vorschau und prüfe die tatsächliche Datei vor der Verwendung.

Danach: Briefe und Berichte verwenden konsistente Vereinsangaben.

**Spendeneinstellungen**Briefe, Bescheinigungen und Kampagnen des Hauptvereins.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Darstellung der Auswertungen**Zeilen, Gliederung, Einrückung und Kontonummern für PDF und Excel.Sportgemeinschaft Lindenhain e. V. · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Mehrwertsteuer und Steuercodes pflegen

Hier starten: Finanzeinstellungen → MWST

Prüfe die angebotene Standarderfassung inklusive oder exklusive Steuer und die Berechnungsmethode.
Prüfe die für Rechnungen gespeicherten Kennnummern und Vereinsangaben.
Öffne oder ergänze einen Steuercode mit Bezeichnung, Satz, Typ und zugehörigem Konto.
Speichere und prüfe eine neue Buchung beziehungsweise Rechnung in der Vorschau.

Danach: Neue Vorgänge verwenden die geprüften Vorgaben und verfügbaren Steuercodes.

**MWST und Steuercodes**Einstellungen des MWST-fähigen Mandanten Vereinswirtschaft · Veranstaltungen mit fiktiver Steuernummer.campai ev · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Zugriff auf Mandanten und Entfernen prüfen

Hier starten: Finanzeinstellungen → Finanzmandanten → Mandant

Öffne den gewünschten Mandanten und prüfe seine Daten.
Prüfe unter Zugriff die Rechte je Rolle; Administration hat immer Zugriff.
Vergib Lesen oder Schreiben passend zur Aufgabe und prüfe die Wirkung mit der betreffenden Rolle.
Lies vor einem angebotenen Entfernen die angezeigten Sperren und Folgen. Lösche keinen Mandanten als Ersatz für einen Jahresabschluss oder eine Buchungskorrektur.

Danach: Teammitglieder arbeiten nur in den vorgesehenen Finanzbereichen.

**Zugriff auf einen Finanzmandanten**Für Vereinswirtschaft · Veranstaltungen haben aktuell nur Administratoren Zugriff. Keine Berechtigung geändert.campai ev · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

**Finanzmandant und Löschhindernisse**Vereinswirtschaft · Veranstaltungen ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Vorhandene Geschäftsvorgänge verhindern das Löschen.campai ev · iOS-App · Fiktive Vereinsdaten

Dieses Kapitel im Vereinsprozess

Die Prozessanleitungen verbinden diese Bedienaufgaben mit Zuständigkeiten, Übergaben, Freigaben und Ausnahmen.

Wenn du nicht weiterkommst

Funktion fehlt: Prüfe Verein, Rolle und gegebenenfalls Finanzmandant. Bitte die Administration um die passenden Rechte.
Auswahl nicht mehr verfügbar: Gehe zur übergeordneten Liste zurück und beginne den Vorgang mit einer frischen Auswahl.
Fehler beim Speichern: Lies die Feldhinweise, korrigiere die Angaben und kontrolliere vor einem erneuten Versuch, ob bereits ein Ergebnis angelegt wurde.
Ausgabe oder Auftrag läuft: Warte auf den Abschlussbericht. Eine Vorschau oder ein gestarteter Auftrag ist noch kein erfolgreicher Abschluss.