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Dein Einstieg

Für Kassenwarte

Beiträge abrechnen, Zahlungen zuordnen und die Vereinskasse nachvollziehbar führen.

Dein Ablauf im Alltag

  1. Prüfe vor jedem Vorgang Finanzmandant und Buchungsjahr.
  2. Lies offene Aufgaben und prüfe neue Bankzeilen einzeln.
  3. Ordne tatsächliche Zahlungseingänge zu, bevor du mahnst.
  4. Stimme Journal, Konten und Berichte ab; bewahre die zugehörigen Belege auf.

Die Bezeichnung deiner Rolle kann im Verein anders lauten. Entscheidend sind die tatsächlich zugewiesenen Rechte. Das Handbuch beschreibt auch Aufgaben, die du erst nach Freigabe durch die Vereinsverwaltung nutzen kannst.

Deine Aufgaben im gemeinsamen Vereinsablauf

Hier siehst du, wann du übernimmst, was du weitergibst und wer den nächsten Schritt prüft. Die folgenden Abläufe beziehen deine Rolle ein.

Bei Bedarf

Den Verein gemeinsam startklar machen →

Vom Vereinsprofil über geprüfte Stammdaten bis zum ersten freigegebenen Arbeitsbereich.

Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Vom Aufnahmewunsch zum aktiven Mitglied →

Administration, Mitglied und Kasse stimmen Aufnahme, Zugang und erste Abrechnung ab.

Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Eine Datenänderung von Antrag bis Nachkontrolle →

Mitglieder melden Änderungen; die Administration prüft sie, und die Kasse übernimmt nötige Folgearbeiten.

Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Eine Veranstaltung gemeinsam durchführen →

Von der Planung über Einladungen und Zusagen bis zu Anwesenheit, Kosten und Nachbereitung.

Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →

Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.

Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Monatlich, nach eurem vereinbarten Termin

Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →

Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.

Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Jährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr

Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen →

Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.

Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Bei Bedarf

Mitgliedschaft und Zugang geordnet beenden →

Administration, Mitglied und Kasse klären Austritt, offene Beträge und die getrennte Datenschutzprüfung.

Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren

5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen

Alle Prozesse und Hinweise zu Vereinsfreigaben →

In dieser Reihenfolge findest du dich zurecht.

  1. 1

    Finanzen und Mandanten →

    Ein Verein kann mehrere getrennte Finanzbereiche führen. In Lindenhain gibt es den Hauptverein und weitere Bereiche, darunter das Jugendcamp 2027. Prüfe den aktiven Mandanten und das Jahr, bevor du Geldbewegungen bearbeitest.

  2. 2

    Buchhaltung und Finanzparameter einrichten →

    Gute Grundeinstellungen vermeiden spätere Einzelkorrekturen. Richte erst Mandant, Konten und Verbindungen ein; lege danach Rechnungs-, Spenden- und Berichtsvorgaben fest.

  3. 3

    Rechnungen und Beiträge →

    Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.

  4. 4

    Bankimporte und Lastschriften →

    Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.

  5. 5

    Spenden und Dankesbriefe →

    Eine Spende braucht einen nachvollziehbaren Betrag, ein Datum und die richtige spendende Person. Bedankung und steuerliche Zuwendungsbestätigung sind unterschiedliche Ausgaben.

  6. 6

    Buchungen und Belege →

    Das Journal verbindet manuelle Buchungen mit den Buchungen aus Rechnungen, Zahlungen, Spenden und Importen. Prüfe bei einer Korrektur immer zuerst die fachliche Quelle.

  7. 7

    Auswertungen lesen und ausgeben →

    Ein Bericht ist immer eine Kombination aus Finanzbereich, Zeitraum oder Stichtag und Darstellungsoptionen. PDF und Excel sollten denselben ausgewählten Datenstand zeigen.

  8. 8

    Buchungsjahre und Abschluss →

    Ein Abschluss grenzt Buchungsperioden ab und kann die weitere Bearbeitung sperren. Provisorischer Abschluss, Saldovortrag und endgültiger Abschluss sind deshalb bewusst getrennte Arbeitsschritte.

  9. 9

    Dokumente, Vorlagen und Serienbriefe →

    Laufwerke und Ordner organisieren gemeinsame Dateien. Textdokumente können Platzhalter und Briefvorlagen verwenden; ein Serienbrief verbindet ein Dokument mit einer ausgewählten Kontaktliste.

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