Ende-zu-Ende-Ablauf · Jährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr
Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen
Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Der Jahreswechsel oder die Vorbereitung des Jahresberichts steht an.
Benenne die zuständige Abschlussverantwortung. Kläre den Zeitraum, die Buchhaltungsart, die notwendigen Prüfunterlagen und euren Freigabeweg.
So arbeitet ihr zusammen
Administration
Stichtag und Zuständigkeiten planen
Vereinbare mit Kasse und Vorstand Abgabetermine für Belege, Beitragsprüfung und Bericht. Prüfe Mitgliederstände, Gruppen, Rollen und Vertretungen; Mitglieder reichen fehlende Angaben ein.
Übergabe: An die Kasse: bestätigte Stammdaten zum Stichtag und offene Nachmeldungen.
Prüfnachweis: Es gibt einen gemeinsamen Zeitplan und einen benannten Besitzer für jeden offenen Punkt.
Kasse
Finanzgrundlagen vervollständigen
Arbeite Bankabstimmung, offene Forderungen, Spendenzuordnungen und fehlende Belege ab. Prüfe unvollständige Buchungen und den tatsächlichen Zustand des Buchungsjahres.
Übergabe: An die interne Prüfung: vollständige Unterlagen oder explizite Restliste.
Prüfnachweis: Berichte beziehen sich auf denselben Mandanten und Zeitraum; ein unbekannter Rest wird nicht einfach übergangen.
Kasse
Jahresberichte und Planung abgleichen
Erzeuge die für eure Buchhaltungsart passenden Berichte. Vergleiche Vorjahr, Budget und Kontenbewegungen und bereite nachvollziehbare Erläuterungen vor. Plane das Folgejahr gemeinsam mit den Zuständigen.
Übergabe: An Vorstand oder zuständige Prüfung: Berichte, Belegzugriff, Abstimmung und Erläuterungen.
Prüfnachweis: Der geprüfte Berichtsumfang ist klar. Eine Vereinsfreigabe und eine technisch mögliche App-Aktion bleiben getrennte Entscheidungen.
Kasse
Abschluss und Vortrag vorbereiten
Prüfe Jahr, Abschlussart, Ergebnisverteilung, Neutral-Konto und Folgejahr. Vergleiche den Saldovortrag mit den Eröffnungssalden. Lies die Zusammenfassung, bevor du eine Bestätigung erwägst.
Übergabe: An die fachliche Freigabe: vorbereiteter Abschluss mit Folgen für Bearbeitung und Folgejahr.
Prüfnachweis: Im vorhandenen Beispiel ist die Vorbereitung sichtbar; kein fertiger endgültiger Abschluss wird daraus abgeleitet.
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App
Freigeben, ausführen und nachkontrollieren
Entscheide erst nach den erforderlichen Prüfungen, ob eine provisorische oder endgültige Verarbeitung freigegeben ist. Die berechtigte Kasse führt die freigegebene Aktion aus und prüft danach Status, Berichte und Folgejahrsalden.
Übergabe: An Administration und Folgejahreskasse: geprüfte Abschlussunterlagen, Jahrstatus und verbleibende Korrekturfälle.
Prüfnachweis: Ein endgültiger Abschluss ist nur dann erledigt, wenn er tatsächlich ausgeführt und sein Ergebnis geprüft wurde; im Handbuch bleibt dieser Schritt eine Anleitung.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor einer abschließenden Verarbeitung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Vollständigkeit, Berichte, Ergebnisverteilung, Folgejahr und Sperrfolgen fachlich freigeben.
- Vor dem neuen Beitragslauf
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Neue Sätze, Ausnahmen und Budget nach euren Zuständigkeiten beschließen beziehungsweise bestätigen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Später Beleg vor endgültigem Abschluss
- Im zulässigen Zustand nacharbeiten und Berichte sowie gegebenenfalls provisorischen Vortrag erneut prüfen.
- Korrektur nach endgültigem Abschluss
- Das gesperrte Jahr unverändert lassen und die vorgesehene Stornokorrektur im nächsten offenen Jahr fachlich prüfen.
- Folgejahrsalden stimmen nicht
- Vor Freigabe Ursache, Vortrag und Ergebnisverteilung klären. Nicht mit einer unbegründeten manuellen Gegenbuchung ausgleichen.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Stammdatenprüfung, Berichte und interne Entscheidungen sind abgelegt.
- Ausgeführte Verarbeitung und nur vorbereitete Schritte sind klar unterschieden.
- Folgejahr, Salden, Zuständigkeiten und offene Korrekturen sind übergeben.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
- Auswertungen lesen und ausgeben →
Ein Bericht ist immer eine Kombination aus Finanzbereich, Zeitraum oder Stichtag und Darstellungsoptionen. PDF und Excel sollten denselben ausgewählten Datenstand zeigen.
- Buchhaltung und Finanzparameter einrichten →
Gute Grundeinstellungen vermeiden spätere Einzelkorrekturen. Richte erst Mandant, Konten und Verbindungen ein; lege danach Rechnungs-, Spenden- und Berichtsvorgaben fest.
- Buchungsjahre und Abschluss →
Ein Abschluss grenzt Buchungsperioden ab und kann die weitere Bearbeitung sperren. Provisorischer Abschluss, Saldovortrag und endgültiger Abschluss sind deshalb bewusst getrennte Arbeitsschritte.
Hier geht’s weiter
Monatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenJe Beitragsperiode
Beiträge vom Beschluss bis zur bezahlten Rechnung →
Administration liefert geprüfte Mitgliedsdaten, die Kasse rechnet ab, Mitglieder prüfen und zahlen.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Ein Amt mit Daten, Aufgaben und Rechten übergeben →
Administration und Kasse sichern Kontinuität, ohne persönliche Konten oder Zugangsdaten weiterzureichen.
Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen