Ende-zu-Ende-Ablauf · Monatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Der vereinbarte monatliche Prüftermin steht an.
Benutze für alle Prüfungen denselben Stichtag und Zeitraum. Diese Routine ist eine organisatorische Monatsprüfung und keine neue technische Monatssperre.
So arbeitet ihr zusammen
Administration
Offene Anliegen einsammeln
Sammle offene Änderungsanträge, Ein- und Austritte, Zugangsrückfragen und ungeklärte Gruppenstände. Bitte Mitglieder um fehlende Belege oder konkrete Zahlungsbezüge.
Übergabe: An die Kasse: abrechnungsrelevante Änderungen zum Stichtag; an die Administration: noch offene Anträge.
Prüfnachweis: Jeder offene Punkt hat eine zuständige Person und einen nächsten Termin.
Kasse
Bank und Zahlungen abarbeiten
Prüfe vorhandene Importberichte und neue Bewegungen. Ordne Eingänge nur einmal zu, kläre Rücklastschriften und kontrolliere Restbeträge, bevor Mahnungen entstehen.
Übergabe: An die Forderungsprüfung: aktuelle offene Beträge und ungeklärte Bankzeilen.
Prüfnachweis: Kontoauszug und importierter Zeitraum sind verglichen; Restbeträge beruhen auf aktuellen Zahlungen.
Kasse
Belege und Spenden vervollständigen
Prüfe fehlende Anhänge, unvollständige Buchungen und noch nicht bestätigte Spender. Fordere Unterlagen gezielt bei Mitgliedern oder Administration nach.
Übergabe: An die Verantwortlichen: konkrete Beleg- oder Spenderfragen; an die Auswertung: geklärte Datenbasis.
Prüfnachweis: Originalbelege sind lesbar und zugeordnet. Ungeklärte Vorgänge sind ausdrücklich offen.
Kasse
Berichte und Abweichungen prüfen
Erzeuge Berichte für denselben Zeitraum und Mandanten. Vergleiche Konten, Journal und gegebenenfalls Budget. Erkläre Differenzen statt nur die Aufgabenanzeige als erledigt zu lesen.
Übergabe: An die prüfende Person: Berichte, Abstimmung, Abweichungsliste und offene Forderungen.
Prüfnachweis: Berichtsauswahl und Zeitraum sind erkennbar; eine leere Aufgabenkarte wird nicht mit abgestimmten Konten verwechselt.
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App
Monatsstand freigeben und Aufgaben verteilen
Prüfe die Unterlagen nach eurer Zuständigkeit. Bestätige den geprüften Stand oder gib konkrete Rückfragen zurück. Halte die Entscheidung mit Datum fest.
Übergabe: An Kasse und Administration: nächste Aufgaben, Verantwortliche und Fristen; an Mitglieder nur ihre eigenen Rückfragen.
Prüfnachweis: Die Monatsrunde ist dokumentiert, ohne dass damit automatisch ein Buchungsjahr gesperrt wird.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Mahnungen und Massenversand
- Kasse: Zahlungen, Text, Empfänger und tatsächliche Reste prüfen.
- Vor internem Monatsbericht
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Abstimmung und offene Abweichungen lesen und den geprüften Stand dokumentieren.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Ein Beleg kommt später
- Fall mit Besitzer offen halten und nach Eingang im fachlich passenden Zeitraum verarbeiten; keine Vollständigkeit behaupten.
- Bericht wird durch unvollständige Buchung blockiert
- Die im Berichtszeitraum liegenden unvollständigen Vorgänge vervollständigen und erneut prüfen.
- Keine Person für die Kontrolle verfügbar
- Vertretung einsetzen und Freigabe als offen kennzeichnen statt die Prüfung stillschweigend ausfallen zu lassen.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Stichtag und geprüfter Umfang sind dokumentiert.
- Bank, Forderungen, Belege und Spenden sind abgestimmt oder als konkrete Restfälle benannt.
- Nächste Aufgaben und interne Freigabe sind für die Vertretung auffindbar.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Eigene Daten und Mitgliederverzeichnis →
Als Mitglied kannst du freigegebene Vereinskontakte finden und eigene Änderungen zur Prüfung einreichen. Die Vereinsverwaltung entscheidet, welche Verzeichnisfelder sichtbar sind und wer Daten direkt ändern darf.
- Finanzen und Mandanten →
Ein Verein kann mehrere getrennte Finanzbereiche führen. In Lindenhain gibt es den Hauptverein und weitere Bereiche, darunter das Jugendcamp 2027. Prüfe den aktiven Mandanten und das Jahr, bevor du Geldbewegungen bearbeitest.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
- Buchungen und Belege →
Das Journal verbindet manuelle Buchungen mit den Buchungen aus Rechnungen, Zahlungen, Spenden und Importen. Prüfe bei einer Korrektur immer zuerst die fachliche Quelle.
- Auswertungen lesen und ausgeben →
Ein Bericht ist immer eine Kombination aus Finanzbereich, Zeitraum oder Stichtag und Darstellungsoptionen. PDF und Excel sollten denselben ausgewählten Datenstand zeigen.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Offene Beträge fair klären und gezielt mahnen →
Die Kasse prüft Eingänge und Rückfragen, bevor eine Mahnung oder Korrektur freigegeben wird.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenJährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr
Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen →
Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Ein Amt mit Daten, Aufgaben und Rechten übergeben →
Administration und Kasse sichern Kontinuität, ohne persönliche Konten oder Zugangsdaten weiterzureichen.
Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen