Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Ein Amt mit Daten, Aufgaben und Rechten übergeben
Administration und Kasse sichern Kontinuität, ohne persönliche Konten oder Zugangsdaten weiterzureichen.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Kassenwart, Administration oder eine Vertretung wechseln.
Die zuständige Stelle hat Nachfolge und Übergabeumfang bestätigt. Sorge dafür, dass eine erreichbare Administration mit passenden Rechten bleibt.
So arbeitet ihr zusammen
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App
Übergabeumfang vereinbaren
Benenne abgebende und übernehmende Personen, Übergabetermin und Aufgaben. Kläre Verein, Finanzmandanten, Bankvollmachten und externe Zugänge jeweils gesondert.
Übergabe: An die Administration: bestätigte Personen und benötigte Einzelrechte; an die Kasse: zu prüfender Zeitraum.
Prüfnachweis: Die Nachfolge ist beschlossen; die Verantwortung endet nicht allein mit einer umbenannten Rolle.
Kasse
Arbeitsstand zusammenstellen
Erstelle eine Übergabeliste mit abgestimmten Konten, offenen Forderungen, Importen, Belegen, Spenden und Jahrstatus. Lege Berichte und Originalunterlagen in die vereinbarte zugängliche Ablage.
Übergabe: An die Nachfolge: geordnete Unterlagen und offene Punkte mit nächsten Terminen.
Prüfnachweis: Jeder Restfall hat einen Vorgangsbezug. Private Kopien sind nicht der einzige verfügbare Belegbestand.
Administration
Eigenen Zugang und Rechte einrichten
Lade die Nachfolge mit eigenem Konto ein. Vergib nur erforderliche Rollen und Mandantenzugriffe. Prüfe, ob Anmeldung erlaubt ist und ob eine Vertretung bestehen bleibt.
Übergabe: An die Nachfolge: persönlicher Zugang und gezielte Prüfliste.
Prüfnachweis: Keine Person übernimmt das persönliche Konto oder Kennwort der Vorgängerin beziehungsweise des Vorgängers.
Kasse
Gemeinsam nachprüfen
Die übernehmende Kasse öffnet mit dem eigenen Zugang den richtigen Mandanten und das Jahr. Prüft gemeinsam eine Rechnung, ein Importprotokoll, einen Beleg und einen Bericht sowie jeden offenen Restfall.
Übergabe: An die Freigabe: bestätigter Zugriff und festgestellte Lücken.
Prüfnachweis: Die Nachfolge kann auf die benötigten Daten zugreifen und kennt die Unterschiede zwischen offen, vorbereitet und abgeschlossen.
Administration
Übernahme bestätigen und alte Rechte beenden
Dokumentiere die Übernahme nach Klärung der offenen Zugriffsfragen. Entziehe überholte Rechte zum vereinbarten Zeitpunkt und prüfe gesondert Bank- und sonstige externe Vollmachten.
Übergabe: An die neue Zuständigkeit: bestätigte Verantwortung; an die abgebende Person: geklärter Abschluss und verbleibende Vereinsrolle.
Prüfnachweis: Die Administration bleibt handlungsfähig; ehemalige Amtsträger behalten nur bewusst weiter benötigte Rechte.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Rechtevergabe
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Nachfolge, Aufgaben und benötigte Bereiche bestätigen.
- Vor Entzug bisheriger Rechte
- Administration: Übernahme, funktionierenden Zugang und verbleibende Vertretung prüfen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Nachfolge erreicht den Mandanten nicht
- Verein, Einzelrechte und Mandantenzugriff prüfen. Die alte Berechtigung nicht als Ersatz dauerhaft weiterbenutzen.
- Offene Differenz bei Übergabe
- Mit Betrag, Zeitraum, Ursache soweit bekannt und nächstem Prüfschritt dokumentieren; Übergabe nicht als vollständig abgestimmt bezeichnen.
- Einzige Administration scheidet aus
- Zuerst eine funktionsfähige Nachfolge und Vertretung sicherstellen, dann den alten Zugang ändern.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Neue Zuständigkeit und persönlicher Zugriff sind bestätigt.
- Unterlagen und Restfälle sind auffindbar übergeben.
- Überholte App-Rechte und externe Vollmachten sind separat geprüft.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Dokumente, Vorlagen und Serienbriefe →
Laufwerke und Ordner organisieren gemeinsame Dateien. Textdokumente können Platzhalter und Briefvorlagen verwenden; ein Serienbrief verbindet ein Dokument mit einer ausgewählten Kontaktliste.
- Finanzen und Mandanten →
Ein Verein kann mehrere getrennte Finanzbereiche führen. In Lindenhain gibt es den Hauptverein und weitere Bereiche, darunter das Jugendcamp 2027. Prüfe den aktiven Mandanten und das Jahr, bevor du Geldbewegungen bearbeitest.
- Auswertungen lesen und ausgeben →
Ein Bericht ist immer eine Kombination aus Finanzbereich, Zeitraum oder Stichtag und Darstellungsoptionen. PDF und Excel sollten denselben ausgewählten Datenstand zeigen.
- Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge →
Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.
Hier geht’s weiter
Monatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenJährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr
Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen →
Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Den Verein gemeinsam startklar machen →
Vom Vereinsprofil über geprüfte Stammdaten bis zum ersten freigegebenen Arbeitsbereich.
Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen