Ende-zu-Ende-Ablauf · Je Beitragsperiode
Beiträge vom Beschluss bis zur bezahlten Rechnung
Administration liefert geprüfte Mitgliedsdaten, die Kasse rechnet ab, Mitglieder prüfen und zahlen.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Der vereinbarte Beitragszeitraum beginnt oder eine einzelne Teilnahme wird abgerechnet.
Beitragssätze, Zeitraum und genehmigte Ausnahmen liegen vor. Gruppen, Status, Finanzmandant und Jahr sind geprüft.
So arbeitet ihr zusammen
Administration
Mitgliederbasis übergeben
Prüfe Beitragsgruppen, Ein- und Austritte sowie individuelle Sonderfälle zum Abrechnungszeitraum. Übergib der Kasse die bestätigte Auswahl und offene Fälle getrennt.
Übergabe: An die Kasse: Gruppenstand, Zeitraum, gültige Sätze und freigegebene Ausnahmen.
Prüfnachweis: Die Abrechnungsbasis ist datiert und lässt sich zu den ausgewählten Kontakten zurückverfolgen.
Kasse
Berechnen und Ausnahmen kontrollieren
Berechne den Beitragslauf. Vergleiche Anzahl und Summe mit der erwarteten Auswahl. Prüfe Überschneidungen und jede Ermäßigung vor dem Speichern der Entwürfe.
Übergabe: An die fachliche Freigabe: Prüfliste mit Anzahl, Summe und begründeten Abweichungen.
Prüfnachweis: Der berechnete Lauf ist zunächst ein Entwurf. Die 22 Standardentwürfe sind nicht als bereits gestellte Forderungen zu behandeln.
Kasse
Freigabe einholen und Rechnungen stellen
Lass Beitragssätze und Ausnahmen nach eurer Zuständigkeit bestätigen. Prüfe Ausgabeweg, Anschriften und Fälligkeit. Stelle die freigegebene Auswahl und lies den fertigen Ausgabebericht.
Übergabe: An die Mitglieder: gestellte Rechnung und eindeutiger Zahlungsweg.
Prüfnachweis: Vergebene Rechnungsnummer und Ausgabe sind vorhanden. Sophies Einzelrechnung 1185 ist dafür ein separater abgeschlossener Fall.
Mitglied
Rechnung prüfen und zahlen
Prüfe Empfänger, Zeitraum, Positionen und Betrag. Stelle Rückfragen vor einer unklaren Zahlung und gib bei Überweisung den vorgesehenen Bezug an.
Übergabe: An die Kasse: tatsächlicher Zahlungseingang oder konkrete fachliche Rückfrage.
Prüfnachweis: Eine Zahlungszusage oder Überweisungsankündigung ersetzt keinen bestätigten Eingang.
Kasse
Eingänge zuordnen und Rest prüfen
Ordne die tatsächliche Zahlung einmalig zu, bei Importen anhand der geprüften Bankzeile. Kontrolliere Datum, Betrag, Positionsverteilung und Rest. Offene Fälle gehen in die Klärung oder Mahnprüfung.
Übergabe: An die Administration: notwendige Korrekturen an der Beitragsgrundlage; an Mitglieder nur tatsächlich offene Rückfragen.
Prüfnachweis: Bei Rechnung 1185 ist nach 45 EUR Zahlung der Rest 0 EUR. Ein erneuter Brief erzeugt keine zweite Forderung.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Stellen
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Beitragsgrundlage, Ermäßigungen, Anzahl und Summe freigeben.
- Vor Zahlungserfassung
- Kasse: Bankeingang, Rechnung und bereits vorhandene Zahlungen abgleichen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Gruppe oder Ermäßigung ist falsch
- Vor dem Stellen Entwürfe und Berechnungsgrundlage berichtigen. Eine schon gestellte Rechnung über den vorgesehenen Korrekturweg behandeln.
- Ein Mitglied taucht doppelt auf
- Gruppenüberschneidungen und bestehende Entwürfe prüfen, bevor erneut berechnet oder gestellt wird.
- Nur ein Teilbetrag ist bezahlt
- Nur den tatsächlichen Betrag zuordnen; Rest prüfen und erst nach Klärung mahnen.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Freigegebene Entwürfe sind gestellt; verworfene Entwürfe sind geklärt.
- Tatsächliche Eingänge sind genau einmal zugeordnet.
- Jeder Restbetrag hat einen nächsten Schritt und eine zuständige Person.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Gruppen und Funktionen →
Mit Gruppen bildest du Abteilungen, Mannschaften und Arbeitskreise ab. Die Funktion beschreibt die Aufgabe eines Kontakts innerhalb einer Gruppe, zum Beispiel Trainerin oder Kassenprüfung.
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →
Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.
Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Offene Beträge fair klären und gezielt mahnen →
Die Kasse prüft Eingänge und Rückfragen, bevor eine Mahnung oder Korrektur freigegeben wird.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Lastschriften von der Auswahl bis zur Rückmeldung →
Die Kasse prüft Einzüge; die Bankeinreichung bleibt ein eigener Schritt außerhalb von chapster.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen