Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Eine Datenänderung von Antrag bis Nachkontrolle
Mitglieder melden Änderungen; die Administration prüft sie, und die Kasse übernimmt nötige Folgearbeiten.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Ein Mitglied zieht um oder bemerkt falsche Kontaktdaten.
Die Person ist dem richtigen Vereinskontakt zugeordnet. Kläre, wer Anträge bearbeitet und wie Rückfragen gestellt werden.
So arbeitet ihr zusammen
Mitglied
Bisherige Werte prüfen
Öffne Mehr → Meine Daten im richtigen Verein. Vergleiche die bisherige Anschrift mit deinen neuen Angaben und ändere zusammengehörige Felder wie Straße, PLZ und Ort gemeinsam.
Übergabe: An die Administration: ein vollständiger Änderungsantrag mit den beabsichtigten Werten.
Prüfnachweis: Die Zusammenfassung zeigt die gewünschte Änderung. Bei direkter Kontaktbearbeitung gelten die zugewiesenen Schreibrechte statt eines Antrags.
Administration
Antrag inhaltlich prüfen
Öffne die Datenänderung und vergleiche alte und neue Werte einzeln. Kläre Widersprüche mit dem Mitglied, bevor du entscheidest.
Übergabe: An das Mitglied: gezielte Rückfrage, falls Angaben fehlen; sonst Übernahme oder begründete Ablehnung.
Prüfnachweis: Die Entscheidung bezieht sich auf den konkreten Antrag und nicht nur auf eine mündliche Adressmitteilung.
Administration
Entscheidung und Kontakt kontrollieren
Übernimm korrekte Angaben über den vorgesehenen Weg. Öffne danach den Kontakt erneut und prüfe die gespeicherten Werte.
Übergabe: An die Kasse: Hinweis auf die geänderte Rechnungsanschrift, wenn noch eine Ausgabe vorbereitet wird.
Prüfnachweis: Kontakt und bearbeiteter Antrag stimmen überein; offene Rückfragen bleiben erkennbar.
Kasse
Vorbereitete Ausgaben nachziehen
Prüfe noch nicht gestellte Entwürfe und bevorstehende Briefe auf die neue Anschrift. Bereits ausgestellte Dokumente werden nicht stillschweigend überschrieben; kläre den passenden Korrektur- oder erneuten Ausgabeweg.
Übergabe: An die Administration: erledigte Folgeprüfung oder ein konkreter Korrekturfall.
Prüfnachweis: Die nächste geplante Ausgabe verwendet die beabsichtigten Daten; vorhandene Belege bleiben nachvollziehbar.
Mitglied
Eigene Angaben nachlesen
Öffne Meine Daten erneut. Prüfe die Vereinsanschrift im Profil und getrennt davon deine persönliche Verzeichnisfreigabe. Eine Änderung am Anmeldekonto ist ein eigener Vorgang.
Übergabe: An die Administration: nur noch verbleibende Abweichungen.
Prüfnachweis: Die freigegebene Änderung ist im Kontakt sichtbar. Eine Verzeichnisfreigabe wird direkt gespeichert und ist kein Adressantrag.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Übernahme
- Administration: Alle beantragten Werte und offene Rückfragen prüfen.
- Vor nächster Rechnungsausgabe
- Kasse: Empfängeranschrift und Dokumentzustand prüfen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Zwei widersprüchliche Änderungen
- Aktuellen Kontakt neu laden und mit dem Mitglied klären, welche Werte gelten sollen.
- Mitglied findet keinen Antrag
- Prüfen, ob seine Rolle direkte Bearbeitung erlaubt. Nicht zusätzlich denselben Sachverhalt doppelt erfassen.
- Nur Sichtbarkeit oder Erinnerungen ändern
- Die dafür vorgesehenen persönlichen Einstellungen direkt nutzen; sie sind vom Stammdaten-Antrag getrennt.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Antrag ist entschieden oder mit einer konkreten Rückfrage offen.
- Gespeicherte Kontaktdaten und nächste betroffene Ausgaben sind geprüft.
- Das Mitglied kennt das Ergebnis.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Eigene Daten und Mitgliederverzeichnis →
Als Mitglied kannst du freigegebene Vereinskontakte finden und eigene Änderungen zur Prüfung einreichen. Die Vereinsverwaltung entscheidet, welche Verzeichnisfelder sichtbar sind und wer Daten direkt ändern darf.
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Aufnahmewunsch zum aktiven Mitglied →
Administration, Mitglied und Kasse stimmen Aufnahme, Zugang und erste Abrechnung ab.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Eine Vereinsnachricht planen, prüfen und versenden →
Fachinhalt, Zielgruppe, Freigabe und Ausgabe werden vor dem Versand zusammengeführt.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen