Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Vom Aufnahmewunsch zum aktiven Mitglied
Administration, Mitglied und Kasse stimmen Aufnahme, Zugang und erste Abrechnung ab.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Eine Person möchte beitreten; die zuständige Stelle hat die Aufnahme nach euren Vereinsregeln entschieden.
Prüfe zuerst, ob der Kontakt bereits besteht. Mitgliedschaft, Gruppenzuordnung und App-Zugang sind verschiedene Entscheidungen.
So arbeitet ihr zusammen
Administration
Aufnahme und Stammdaten klären
Halte die vereinsinterne Aufnahmeentscheidung fest. Suche nach einem vorhandenen Kontakt, prüfe Name und E-Mail und ergänze erst dann Mitgliedsstatus, Gruppen und vereinbarte Funktionen.
Übergabe: An die Kasse: Kontaktbezug, Beitragseinordnung, Beginn und genehmigte Ausnahme.
Prüfnachweis: Ein eindeutiger Kontakt ist vorhanden; die Aufnahmeentscheidung lässt sich in eurer Ablage nachlesen.
Administration
Persönlichen Zugang vorbereiten
Wähle den Kontakt und die vorgesehene Rolle. Prüfe, dass Anmeldung erlaubt ist und keine unnötigen Verwaltungsrechte vergeben sind. Erzeuge die persönliche Einladung und kontrolliere den Abschlussbericht.
Übergabe: An das Mitglied: persönlicher Einladungsweg und eine erreichbare Kontaktperson für Rückfragen.
Prüfnachweis: Im Eva-Beispiel ist der Einladungslauf mit einer von einer Einladung abgeschlossen.
Mitglied
Einladung selbst annehmen
Öffne deinen eigenen Link und melde dich mit deinem persönlichen Konto an. Prüfe anschließend unter Mehr den Verein, die Rolle und Meine Daten.
Übergabe: An die Administration: Bestätigung, dass Verein und eigenes Profil stimmen, oder konkrete Fehlermeldung.
Prüfnachweis: Eva sieht campai ev, Standard Benutzer und ihren eigenen Kontakt. Ein fertiger Versandlauf allein hätte dies noch nicht bewiesen.
Kasse
Beitrag vorbereiten und erklären
Prüfe die übergebene Beitragseinordnung gegen die beschlossenen Regeln. Bereite den passenden Entwurf vor und kläre unvollständige Daten oder Ermäßigungen vor dem Stellen.
Übergabe: An das Mitglied: nachvollziehbare Rechnung und Zahlungsweg nach fachlicher Freigabe.
Prüfnachweis: Der Entwurf enthält genau den vorgesehenen Empfänger und Abrechnungszeitraum; es gibt keinen zweiten ungeprüften Entwurf.
Mitglied
Im Vereinsalltag ankommen
Prüfe die freigegebenen Termine, Nachrichten und Verzeichnisangaben. Passe persönliche Benachrichtigungen an und melde falsche Stammdaten über den vorgesehenen Änderungsweg.
Übergabe: An Administration und Kasse: getrennte Rückfragen zu Zugang beziehungsweise Beitrag.
Prüfnachweis: Zugang, Kontaktzuordnung und erste fachliche Aufgaben sind geprüft; eine Einladung wird nicht mit einer bezahlten Mitgliedschaft gleichgesetzt.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor der Einladung
- Administration: Aufnahmeentscheidung, Kontaktzuordnung und Rolle prüfen.
- Vor erster Rechnungsstellung
- Kasse: Beitrag, Zeitraum und individuelle Ausnahme mit den beschlossenen Vorgaben abgleichen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Link ist ungültig oder wurde bereits benutzt
- Im richtigen Konto prüfen, ob der Verein schon zugeordnet ist. Andernfalls die Administration um Prüfung oder eine neue Einladung bitten.
- Falscher Kontakt oder falscher Verein
- Keine fremden Daten bearbeiten. Die Administration klärt die Zuordnung.
- Mitglied hat keine Verwaltungsbereiche
- Das kann der vorgesehenen Rolle entsprechen. Nur nötige Einzelrechte ergänzen; Mitgliedschaft und Finanzrechte nicht verwechseln.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Das Mitglied erreicht den richtigen Verein und seinen eigenen Kontakt.
- Die Administration hat die tatsächliche Annahme geprüft.
- Die Kasse hat einen geklärten Beitragsauftrag oder einen ausdrücklich offenen Klärfall.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Anmelden und im Verein ankommen →
Dein Anmeldekonto und dein Kontakt im Verein gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Konto kann zu mehreren Vereinen gehören. Jeder Verein legt deine Rolle und die sichtbaren Daten selbst fest.
- Startseite, Suche und Mitteilungen →
Die Startseite zeigt dir den nächsten sinnvollen Schritt: anstehende Termine, Neuigkeiten und – mit passenden Rechten – offene Verwaltungsaufgaben. Die Vereins-Pinnwand ergänzt gemeinsame Informationen.
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
- Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge →
Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.
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Bei Bedarf
Eine Datenänderung von Antrag bis Nachkontrolle →
Mitglieder melden Änderungen; die Administration prüft sie, und die Kasse übernimmt nötige Folgearbeiten.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenJe Beitragsperiode
Beiträge vom Beschluss bis zur bezahlten Rechnung →
Administration liefert geprüfte Mitgliedsdaten, die Kasse rechnet ab, Mitglieder prüfen und zahlen.
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