Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Den Verein gemeinsam startklar machen
Vom Vereinsprofil über geprüfte Stammdaten bis zum ersten freigegebenen Arbeitsbereich.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Ein Verein beginnt mit chapster oder richtet einen zusätzlichen Finanzbereich ein.
Benenne eine verantwortliche Administration und eine Vertretung. Halte Vereinsdaten, Zuständigkeiten und geprüfte Ausgangsdateien bereit.
So arbeitet ihr zusammen
Administration
Aufgaben und Zuständigkeiten festlegen
Kläre mit dem Vorstand, wer Kontakte, Kommunikation, Veranstaltungen und Finanzen bearbeiten soll. Lege fest, wer fachliche Freigaben erteilt und wer bei Abwesenheit übernimmt.
Übergabe: An die Kasse: gewünschter Finanzbereich, verantwortliche Personen und vereinbarter Starttermin.
Prüfnachweis: Eine Aufgabenliste mit benannter Vertretung liegt in eurer gemeinsamen Ablage.
Administration
Vereinsprofil und Zugriff einrichten
Prüfe den gewählten Verein, Profil, Kontaktperson, Rollen und Einzelrechte. Vergib Finanzzugriff nur auf die benötigten Mandanten. Prüfe Mitgliederverzeichnis und erlaubte Felder getrennt von internen Kontakten.
Übergabe: An die jeweiligen Verantwortlichen: persönlicher Zugang und konkret zu prüfender Bereich.
Prüfnachweis: Eine Person mit Mitgliedsrolle sieht ihre eigenen Daten; die Kasse erreicht ihren Finanzbereich.
Administration
Bestandskontakte kontrolliert übernehmen
Bereinige Dubletten in einer Arbeitskopie der CSV. Ordne Spalten und Auswahlwerte zu, prüfe die Vorschau und importiere erst dann. Lies den Ergebnisbericht und prüfe Stichproben mit Gruppen und Mitgliedsstatus.
Übergabe: An die Kasse: geprüfte abrechnungsrelevante Gruppen und ungeklärte Fälle, ohne unnötige persönliche Daten zu kopieren.
Prüfnachweis: Anzahl neuer und geänderter Kontakte stimmt mit dem Bericht überein. Der vorhandene Beispielimport umfasst drei neue Kontakte.
Kasse
Finanzgrundlagen prüfen
Kläre Buchhaltungsart, Kontenplan, erstes Jahr, Zahlungsverbindungen und erforderliche Eröffnungssalden. Das Camp-Beispiel verwendet 01.01.–31.12.2027; übernimm diese Wahl nur, wenn sie zu eurem Bereich passt.
Übergabe: An Administration und fachlich Verantwortliche: Einstellungen und noch offene Fragen vor der ersten produktiven Buchung.
Prüfnachweis: Mandant, Jahr und Konten sind eindeutig; die Administration hat notwendige Konfigurationsrechte geprüft.
Administration
Gemeinsamen Start abnehmen
Lass jede Rolle ihren vorgesehenen Arbeitsweg mit einem überschaubaren Vorgang prüfen. Versende erst nach Datenprüfung Einladungen und nutze zunächst einen kleinen Empfängerkreis.
Übergabe: An den laufenden Betrieb: bestätigte Zuständigkeiten, Ablageorte und offene Restaufgaben mit Termin.
Prüfnachweis: Es gibt eine dokumentierte Startentscheidung; fehlende Rechte oder falsche Stammdaten sind vor Massenaktionen geklärt.
iOS-AppVergrößern ↗
iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Kontaktimport und Einladungen
- Administration: Zieldaten, Dubletten, Rollen und Empfänger prüfen.
- Vor produktiver Finanznutzung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Buchhaltungsgrundlagen und Anfangsstände durch die zuständige Finanzverantwortung prüfen lassen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- CSV enthält unbekannte Werte
- Wertzuordnung klären und erneut prüfen. Keine unbekannten Statuswerte stillschweigend als richtig behandeln.
- Ein Bereich fehlt
- Verein und Einzelrechte prüfen. Einen neuen Finanzmandanten erst nach fachlicher Entscheidung anlegen.
- Probe scheitert
- Mit der betroffenen Rolle nachprüfen und den Start dieses Bereichs zurückstellen; keine breiten Einladungen als Ersatz für den Test versenden.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Verantwortliche und Vertretungen kennen ihre Aufgaben.
- Stammdaten und Finanzgrundlagen sind geprüft; offene Punkte haben einen Besitzer.
- Jede Rolle kann ihren vorgesehenen Bereich mit dem eigenen Zugang nutzen.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Finanzen und Mandanten →
Ein Verein kann mehrere getrennte Finanzbereiche führen. In Lindenhain gibt es den Hauptverein und weitere Bereiche, darunter das Jugendcamp 2027. Prüfe den aktiven Mandanten und das Jahr, bevor du Geldbewegungen bearbeitest.
- Buchhaltung und Finanzparameter einrichten →
Gute Grundeinstellungen vermeiden spätere Einzelkorrekturen. Richte erst Mandant, Konten und Verbindungen ein; lege danach Rechnungs-, Spenden- und Berichtsvorgaben fest.
- Vereinsverwaltung, Rollen und Zugänge →
Die Vereinsverwaltung legt Stammdaten, Auswahlwerte und Zugänge fest. Vergib die Rechte, die eine Person für ihre Aufgabe braucht, und prüfe den tatsächlichen Zugang statt nur eine Rollenbezeichnung.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Aufnahmewunsch zum aktiven Mitglied →
Administration, Mitglied und Kasse stimmen Aufnahme, Zugang und erste Abrechnung ab.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Ein Amt mit Daten, Aufgaben und Rechten übergeben →
Administration und Kasse sichern Kontinuität, ohne persönliche Konten oder Zugangsdaten weiterzureichen.
Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen