Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Lastschriften von der Auswahl bis zur Rückmeldung
Die Kasse prüft Einzüge; die Bankeinreichung bleibt ein eigener Schritt außerhalb von chapster.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Gestellte Rechnungen sollen über Lastschrift eingezogen werden.
Prüfe die vorgesehenen Rechnungen, Bankverbindungen, Mandatsangaben und den vereinbarten Einzugstermin. Eine benannte Person darf Bankdateien einreichen.
So arbeitet ihr zusammen
Kasse
Einzugsgrundlage klären
Prüfe die noch offenen Rechnungen und aktuelle Mandats- und Bankangaben. Die Administration klärt Stammdatenrückfragen mit dem Mitglied.
Übergabe: An die freigebende Person: Auswahl, Summe, Einzugsdatum und ungeklärte Mandate.
Prüfnachweis: Für jeden geplanten Einzug liegt eine geprüfte Grundlage vor; ungeklärte Fälle bleiben außerhalb der Auswahl.
Kasse
Paket und Datei prüfen
Erzeuge das Paket für die beabsichtigte Auswahl. Vergleiche Empfänger, Beträge, Anzahl und Datum. Lade die Datei herunter und bewahre den eindeutigen Paketbezug auf.
Übergabe: An die bankberechtigte Person: freigegebenes Paket und zugehörige Datei.
Prüfnachweis: Datei und Paket gehören zusammen. Ein Download ist weder eine Einreichung noch ein Zahlungseingang.
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App
Außerhalb der App einreichen
Prüfe im Bankverfahren die einzureichende Datei und bestätige den Auftrag nach euren Bankvollmachten. Halte die tatsächliche Bankbestätigung fest.
Übergabe: An die Kasse: Bankbestätigung oder konkreter Ablehnungsgrund.
Prüfnachweis: Nur eine tatsächliche Einreichung rechtfertigt den entsprechenden Bearbeitungsstand in chapster.
Kasse
Rückmeldung und Zahlung abstimmen
Prüfe den Bankstatus und die tatsächlich verbuchten Bewegungen. Stimme diese mit Paket und Rechnungen ab, ohne denselben Eingang zusätzlich manuell zu buchen.
Übergabe: An das Mitglied: nur nötige Rückfrage; an die Monatsprüfung: bestätigte Eingänge und offene Rückmeldungen.
Prüfnachweis: Dateierzeugung, Einreichung und Kontobewegung sind getrennt nachgewiesen.
Kasse
Rückgabe fachlich bearbeiten
Bei einer wirklichen Rücklastschrift öffne die zugehörige Rechnung und nutze den vorgesehenen Rücklastschriftvorgang. Kläre mit dem Mitglied Zahlungsweg und Bankdaten.
Übergabe: An Administration und Mitglied: notwendige Datenkorrektur oder vereinbarte weitere Zahlung.
Prüfnachweis: Rechnung, Zahlungen und Journal sind nach der Korrektur erneut geprüft; die Forderung ist nicht versehentlich storniert.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Dateierzeugung
- Kasse: Auswahl, Mandatsangaben, Summen und Einzugstermin prüfen.
- Vor Bankeinreichung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Die tatsächlich einzureichende Datei nach den vereinsinternen Bankvollmachten freigeben.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Bank lehnt Datei ab
- Fehler anhand der Bankmeldung klären. Keine zweite Einreichung ohne Prüfung, ob die erste bereits angenommen wurde.
- Mitglied widerruft oder ändert Angaben
- Den betroffenen Fall vor Einzug klären; nicht pauschal alle übrigen Einzüge ändern.
- Rücklastschrift statt falscher Rechnung
- Den Rücklastschriftvorgang verwenden; eine Rechnungsaufhebung ist eine andere fachliche Entscheidung.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Datei und Paket sind eindeutig zugeordnet.
- Der dokumentierte Einreichungsstand entspricht der tatsächlichen Bankrückmeldung.
- Eingänge und Rückgaben sind abgestimmt oder als offene Fälle benannt.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →
Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.
Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Offene Beträge fair klären und gezielt mahnen →
Die Kasse prüft Eingänge und Rückfragen, bevor eine Mahnung oder Korrektur freigegeben wird.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen