Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Offene Beträge fair klären und gezielt mahnen
Die Kasse prüft Eingänge und Rückfragen, bevor eine Mahnung oder Korrektur freigegeben wird.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Eine Rechnung ist überfällig oder ihr Restbetrag ist unklar.
Die zuständige Kasse hat Rechnung, Zahlungsübersicht und aktuelle Bankbewegungen geprüft. Kläre, wer Ausnahmen und Forderungskorrekturen entscheiden darf.
So arbeitet ihr zusammen
Kasse
Offene Auswahl sachlich prüfen
Öffne die Rechnung und kontrolliere Fälligkeit, Betrag, Zahlungen und Mahnstand. Vergleiche noch nicht zugeordnete Bankeingänge, bevor du eine neue Mahnung vorbereitest.
Übergabe: An die Klärung: tatsächlicher Restbetrag und vorhandene Zahlungshistorie.
Prüfnachweis: Kein bereits eingegangener Betrag wird als vollständig unbezahlt behandelt.
Mitglied
Rückfrage mit Mitglied klären
Prüfe Rechnungsnummer und eigenen Zahlungsbeleg. Teile der Kasse Datum, Betrag und Verwendungszweck mit, wenn du bereits gezahlt hast. Veränderte Kontaktdaten klärst du mit der Administration.
Übergabe: An die Kasse: belastbarer Zahlungsbezug oder konkret strittige Rechnungsposition.
Prüfnachweis: Der Klärfall ist beschrieben; eine bloße Zahlungsankündigung wird nicht als Eingang erfasst.
Kasse
Entscheidung und Text vorbereiten
Ordne fehlende Eingänge zu oder bereite für den verbleibenden Rest die passende Mahnung vor. Vereinbarte Ausnahmen und strittige Forderungen gibst du an die zuständige Freigabe.
Übergabe: An die Freigabe: Restbetrag, Vorgeschichte, vorgeschlagener Text, Frist und Ausgabeweg.
Prüfnachweis: Der Mahntext berücksichtigt Teilzahlungen. Bei 1098 darf er nicht behaupten, es sei gar kein Geld eingegangen.
Kasse
Freigegebene Mahnung ausgeben
Prüfe Zusammenfassung und Empfängeranschrift. Starte nur die beabsichtigte Ausgabe und lies den Abschlussbericht. Bei Papierausgabe organisiere anschließend die tatsächliche Übergabe oder Post.
Übergabe: An das Mitglied: sachlich richtige Mahnung; an die Nachverfolgung: geprüfter Ausgabe- und Übergabestand.
Prüfnachweis: Im Beispiel ist eine Briefausgabe fertig, keine E-Mail versandt. Fertige PDF und tatsächliche Briefzustellung bleiben getrennt.
Kasse
Neue Eingänge oder Korrekturen verfolgen
Prüfe nach dem vereinbarten Termin erneut die Eingänge und den Restbetrag. Nutze für fehlerhafte Rechnungen, falsche Zahlungen und Rücklastschriften jeweils den passenden Korrekturweg.
Übergabe: An Vorstand oder zuständige Freigabe: ungelöster Streitfall statt automatischer weiterer Eskalation.
Prüfnachweis: Jeder Fall ist bezahlt, fachlich korrigiert oder mit einem benannten nächsten Schritt offen.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Mahnausgabe
- Kasse: Aktuelle Eingänge, Restbetrag, Text und Frist prüfen.
- Vor individueller Forderungsänderung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Ausnahme, Abschreibung oder Aufhebung nach eurer Zuständigkeit entscheiden.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Zahlung kreuzt sich mit Mahnung
- Eingang zuordnen, Rest neu prüfen und nötige Klarstellung an das Mitglied geben.
- Falsche Anschrift
- Administration klärt die Daten; Ausgabe erst danach gezielt wiederholen.
- Überzahlung oder strittige Position
- Nicht als normale Teilzahlung behandeln. Die angebotenen Optionen und deren Folgen fachlich prüfen.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Restbetrag stimmt mit den tatsächlich zugeordneten Zahlungen überein.
- Ausgabe und eventuelle Papierübergabe sind nachvollziehbar.
- Ungeklärte Forderungen haben Verantwortliche und einen nächsten Prüftermin.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →
Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.
Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenMonatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen