Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Auslagen und Belege bis zur Abstimmung bearbeiten
Mitglied, sachliche Freigabe und Kasse teilen Belegprüfung, Buchung und Zahlungsnachweis auf.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Ein Mitglied reicht eine Ausgabe ein oder eine Vereinsrechnung soll verarbeitet werden.
Kläre eure Einreichungs- und Zahlungswege sowie die zuständige sachliche Freigabe. Dieser Ablauf setzt keinen eigenen Auslagenantrag oder Freigabeautomaten in chapster voraus.
So arbeitet ihr zusammen
Mitglied
Beleg und Anlass übergeben
Gib den lesbaren Originalbeleg über euren vereinbarten Weg ab. Nenne Anlass, Datum und ob du bereits selbst bezahlt hast oder eine Vereinsrechnung noch offen ist.
Übergabe: An die sachlich freigebende Person: Beleg, Zweck und Zahlungsstand.
Prüfnachweis: Die Ausgabe ist eindeutig, eine Erstattung und eine noch zu zahlende Lieferantenrechnung werden unterschieden.
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App
Sachliche Freigabe dokumentieren
Prüfe den Vereinszweck und die vereinbarte Zuständigkeit. Kläre unvollständige oder doppelte Belege, bevor du die Ausgabe an die Kasse gibst.
Übergabe: An die Kasse: freigegebener Beleg mit Zweck und bestätigtem Zahlungsstand.
Prüfnachweis: Die Entscheidung ist in eurer Ablage dokumentiert; sie ist kein zusätzlicher Status in der Belegansicht.
Kasse
Herkunft und Buchung prüfen
Wähle Mandant und Jahr. Suche zuerst nach einem bestehenden Import oder einer vorhandenen Buchung. Erfasse nur den noch fehlenden Sachverhalt und prüfe Konten, Betrag und gegebenenfalls Kostenstelle.
Übergabe: An die Belegablage: eindeutiger Buchungsbezug.
Prüfnachweis: Es entsteht keine zweite Buchung für eine schon über Bankimport erfasste Ausgabe.
Kasse
Original anhängen und Zahlung klären
Hänge den Beleg an den richtigen Vorgang und öffne ihn erneut. Wenn eine Auszahlung nötig ist, veranlasst die berechtigte Person sie über euren vereinbarten Bankweg; das Anhängen selbst löst keine Überweisung aus.
Übergabe: An die Bankverantwortlichen: freigegebener Zahlungsauftrag außerhalb dieses Belegschritts; an das Mitglied: geklärter Bearbeitungsstand.
Prüfnachweis: Beim Muster sind 180 EUR und Belegbezug lesbar. Eine Auszahlung wird erst mit tatsächlichem Zahlungsnachweis als erfolgt behandelt.
Kasse
Ausgang abstimmen
Gleiche die tatsächliche Bankbewegung mit Buchung und Beleg ab. Prüfe bei späterem Bankimport, dass die Ausgabe nicht nochmals als neuer Sachverhalt übernommen wird.
Übergabe: An die Monatsprüfung: zugeordneter Beleg und abgestimmte Bewegung oder eine offene Differenz.
Prüfnachweis: Beleg, Buchung und Zahlung passen zusammen; eine bloße Freigabe ist kein Zahlungsnachweis.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Buchung und gegebenenfalls Erstattung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Zweck, Beleg und Zahlungsstand sachlich bestätigen.
- Vor Bankzahlung
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Zahlung nach den vereinsinternen Bankvollmachten freigeben.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Beleg fehlt oder ist unlesbar
- Nachfordern und den Fall sichtbar offen halten; kein unlesbares Muster als Originalnachweis behandeln.
- Ausgabe ist schon importiert
- Vorhandene Buchung nutzen und Beleg passend zuordnen statt erneut buchen.
- Betrag oder Konto war falsch
- Herkunft prüfen und den vorgesehenen Korrekturvorgang nutzen; keine abgeleitete Buchung isoliert überschreiben.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Freigabe und Originalbeleg sind auffindbar.
- Buchung und gegebenenfalls tatsächliche Auszahlung sind getrennt geprüft.
- Kein Doppelvorgang bleibt ungeklärt.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Dokumente, Vorlagen und Serienbriefe →
Laufwerke und Ordner organisieren gemeinsame Dateien. Textdokumente können Platzhalter und Briefvorlagen verwenden; ein Serienbrief verbindet ein Dokument mit einer ausgewählten Kontaktliste.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
- Buchungen und Belege →
Das Journal verbindet manuelle Buchungen mit den Buchungen aus Rechnungen, Zahlungen, Spenden und Importen. Prüfe bei einer Korrektur immer zuerst die fachliche Quelle.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →
Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.
Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenMonatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen