Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Eine Spende vom Eingang bis zur passenden Ausgabe
Die Kasse klärt Herkunft und Spender; die Administration hilft bei Kontaktdaten und Ausgabefreigaben.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Ein freiwilliger Geldeingang soll als Spende verarbeitet werden.
Prüfe Finanzmandant, Herkunft und spendende Person. Dankesbrief und gegebenenfalls steuerliche Bestätigung sind getrennte Entscheidungen.
So arbeitet ihr zusammen
Kasse
Eingang und Zweck prüfen
Vergleiche Bankzeile oder vorhandene Quelle mit Betrag, Datum und Verwendungszweck. Kläre, ob es eine Spende und nicht etwa ein Beitrag oder eine Rechnungszahlung ist.
Übergabe: An die Spenderprüfung: eindeutige Quelle, Zweck und noch offene Identität.
Prüfnachweis: Derselbe Eingang wird nicht zusätzlich ein zweites Mal als manuelle Spende erfasst.
Administration
Spenderzuordnung klären
Hilf der Kasse bei der eindeutigen Kontaktzuordnung und aktuellen Anschrift. Lege nicht allein wegen abweichender Zahlerbezeichnung einen zweiten Kontakt an.
Übergabe: An die Kasse: bestätigte Person oder Firma mit benötigter Anschrift.
Prüfnachweis: Unklare Identität bleibt ein Klärfall; ein Zahlername allein ist keine abschließende Spenderprüfung.
Kasse
Spende bestätigen
Prüfe Betrag, Datum, Spender, Verbindung, Kontierung und Kampagne. Bestätige die geprüfte Zuordnung und öffne den Datensatz erneut.
Übergabe: An die Ausgabeprüfung: bestätigte Spende und gewünschter Ausgabezweck.
Prüfnachweis: Jakobs 25 EUR sind der Rampe zugeordnet; importierte Spenden werden separat geprüft.
Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App
Passende Ausgabe freigeben
Entscheide, ob ein Dankesbrief oder eine zulässige Bestätigung benötigt wird. Für letztere müssen die zuständigen Personen die Vereinsangaben und das passende Länderprofil fachlich prüfen.
Übergabe: An die Kasse: freigegebener Ausgabetyp und geprüfter Text.
Prüfnachweis: Ein Dankesbrief wird nicht als steuerliche Bestätigung ausgegeben. Der Beispielabschluss belegt ausschließlich die Bedankung.
Kasse
Ausgeben und nachhalten
Prüfe Vorschau, Anschrift, Summe und Kanal. Starte den Lauf, öffne die Datei und lies den Abschluss. Für Papier organisiert eine benannte Person die tatsächliche Übergabe.
Übergabe: An die Nachverfolgung: Ausgabe und zugehöriger Spendenbezug; an die Monatsprüfung: abgestimmter Eingang.
Prüfnachweis: Der Dankesbrief-Lauf ist fertig; Dokumentinhalt und Spendenstatus sind geprüft.
iOS-AppVergrößern ↗
iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Spendenbestätigung
- Kasse: Herkunft, Spender und fehlende Doppelzuordnung prüfen.
- Vor Bestätigungsausgabe
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Ausgabetyp und fachlich erforderliche Angaben prüfen; der Dankesbrief ersetzt diese Prüfung nicht.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Spender ist unbekannt
- Identität klären, bevor personalisierte Bestätigungen erstellt werden.
- Geldeingang ist ein Beitrag
- Zum passenden Rechnungsvorgang zurückkehren; nicht nur wegen eines freien Verwendungszwecks als Spende behandeln.
- Bereits bescheinigte Spende ist falsch
- Korrektur der Spende und Umgang mit ausgehändigtem Dokument gemeinsam klären; ein Statuswechsel ruft die Datei nicht zurück.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Quelle, Spender und Betrag sind geprüft.
- Ausgabetyp und tatsächlicher Dateiinhalt stimmen überein.
- Ausgabebericht und etwaige offene Übergabe sind dokumentiert.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Kontakte verwalten →
Kontakte sind die gemeinsame Grundlage für Gruppen, Termine, Rechnungen und Kommunikation. Personen und Firmen können Kontakte sein; erst der Mitgliedsstatus bestimmt, ob sie als Mitglieder geführt werden.
- Spenden und Dankesbriefe →
Eine Spende braucht einen nachvollziehbaren Betrag, ein Datum und die richtige spendende Person. Bedankung und steuerliche Zuwendungsbestätigung sind unterschiedliche Ausgaben.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang →
Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.
Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenJährlich; Termine nach eurem Vereins- und Buchungsjahr
Das Vereinsjahr planen, prüfen und abschließen →
Jahresplanung, Mitgliederprüfung und Finanzabschluss werden mit klarer Freigabe verbunden.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen