Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Eine Veranstaltung gemeinsam durchführen
Von der Planung über Einladungen und Zusagen bis zu Anwesenheit, Kosten und Nachbereitung.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Ein Training, eine Wanderung oder eine Vereinsveranstaltung soll geplant werden.
Benenne eine organisierende Person mit Terminrechten. Zielgruppe, Ort, Zeit und gegebenenfalls Kosten sind fachlich geklärt.
So arbeitet ihr zusammen
Administration
Termin und Kostenrahmen planen
Lege Ort, Zeit, Zielgruppe und zuständige Organisation fest. Falls Einnahmen oder Ausgaben entstehen, kläre deren Abwicklung vor der Einladung mit der Kasse.
Übergabe: An die Kasse: erwartete Kosten und gegebenenfalls Teilnehmerbeitrag; an die Organisation: freigegebene Eckdaten.
Prüfnachweis: Die Terminplanung hat eine verantwortliche Person und einen geklärten Kostenrahmen.
Administration
Teilnehmer auswählen und Einladung prüfen
Erstelle den Termin und kontrolliere Gruppen oder einzelne Teilnehmer. Prüfe die Anmeldeoptionen und den Text. Bei einer Serie entscheide bewusst, ob du einen Einzeltermin oder die ganze Serie bearbeitest.
Übergabe: An die Mitglieder: freigegebene Einladung mit Treffpunkt, Antwortwunsch und Kontakt für Rückfragen.
Prüfnachweis: Der Termin ist für die beabsichtigten Mitglieder sichtbar; die Auswahl enthält keine versehentlich fremde Gruppe.
Mitglied
Antwort und Bemerkung speichern
Öffne den Termin, wähle deine Antwort und ergänze nötige Hinweise. Prüfe nach erneutem Öffnen, dass deine Antwort gespeichert ist.
Übergabe: An die Organisation: gespeicherte Zu- oder Absage und relevante Bemerkung.
Prüfnachweis: Im Felix-Beispiel bleiben Zusage und Bemerkung erhalten. Eine Zusage ist noch keine tatsächliche Anwesenheit.
Administration
Änderungen und Anwesenheit bearbeiten
Prüfe vor dem Termin die Antworten und informiere bei Änderungen gezielt die betroffene Gruppe. Erfasse am Veranstaltungstag die tatsächliche Anwesenheit getrennt von Zusagen.
Übergabe: An die Kasse: sachlich geprüfte Teilnehmer- oder Kostenbasis, wenn sie für die Abrechnung erforderlich ist.
Prüfnachweis: Antwortliste und Anwesenheit bilden ihre jeweils eigene Aussage ab; eine Raumänderung betrifft die beabsichtigten Termine.
Kasse
Kosten und Ergebnis nachbereiten
Übernimm nur bestätigte abrechnungsrelevante Angaben. Ordne Belege und Zahlungen dem passenden Mandanten zu und kläre Abweichungen mit der Organisation.
Übergabe: An Administration und Organisation: geklärte Abrechnung und noch offene Fälle; an Mitglieder gegebenenfalls ein freigegebener Rückblick.
Prüfnachweis: Offene Beträge, fehlende Belege und Rückfragen sind benannt; der Termin wird nicht allein wegen erfolgter Durchführung als finanziell erledigt behandelt.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Veröffentlichung
- Administration: Zielgruppe, Termine, Text und abgestimmte Kosten prüfen.
- Vor Abrechnung
- Kasse: Verbindliche Grundlage und Belege von der Organisation übernehmen.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Mitglied erhält keine Erinnerung
- Persönliche Benachrichtigungen und E-Mail-Ausschluss prüfen; eine Erinnerung ersetzt keine gespeicherte Antwort.
- Termin fällt aus
- Betroffene Einzeltermine oder Serie bewusst wählen und die betroffenen Personen informieren. Bereits erfasste Forderungen gesondert mit der Kasse klären.
- Zusage stimmt nicht mit Anwesenheit überein
- Anwesenheit anhand des tatsächlichen Tages erfassen; die Antwort nicht als Anwesenheitsnachweis übernehmen.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Mitglieder haben die aktuellen Veranstaltungsangaben.
- Antworten und tatsächliche Anwesenheit sind getrennt geprüft.
- Abrechnung und offene Nacharbeiten sind an die zuständige Person übergeben.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Termine, Anmeldung und Anwesenheit →
Ein Termin verbindet Zeit, Ort und Teilnehmer. Anmeldung und Anwesenheit sind getrennt: Eine Zusage ist eine Planung; die Anwesenheitsliste hält fest, wer tatsächlich da war.
- Vereins-E-Mails und Vorlagen →
Du kannst Kontakte, Gruppen und einzelne Adressen anschreiben. Vor dem Senden wird die aktuelle Empfängerauswahl aufgelöst. Gesendete Nachrichten und ihre Zustellzustände findest du im Archiv.
- Rechnungen und Beiträge →
Rechnungsentwurf, gestellte Rechnung und Zahlung sind unterschiedliche Zustände. Ein Beitragslauf berechnet Entwürfe; erst das Stellen vergibt die verbindliche Rechnungsnummer und erzeugt die Ausgabe.
- Buchungen und Belege →
Das Journal verbindet manuelle Buchungen mit den Buchungen aus Rechnungen, Zahlungen, Spenden und Importen. Prüfe bei einer Korrektur immer zuerst die fachliche Quelle.
Hier geht’s weiter
Bei Bedarf
Eine Vereinsnachricht planen, prüfen und versenden →
Fachinhalt, Zielgruppe, Freigabe und Ausgabe werden vor dem Versand zusammengeführt.
Mitglieder · Administratoren · Kassenwarte
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Auslagen und Belege bis zur Abstimmung bearbeiten →
Mitglied, sachliche Freigabe und Kasse teilen Belegprüfung, Buchung und Zahlungsnachweis auf.
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