Ende-zu-Ende-Ablauf · Bei Bedarf
Vom Kontoauszug zum abgestimmten Vorgang
Importvorschläge werden zu geprüften Zahlungen, Spenden oder Buchungen und anschließend abgestimmt.
Anlass und Vorbereitung
Los geht’s, wenn: Ein neuer Kontoauszug oder eine Bank- beziehungsweise Zahlungsdienstdatei liegt vor.
Die Originaldatei, die passende Finanzverbindung und der richtige Mandant sind bekannt. Prüfe den bereits importierten Zeitraum.
So arbeitet ihr zusammen
Kasse
Quelle und Zeitraum sichern
Bewahre die unveränderte Originaldatei auf. Prüfe Konto, Währung, Zeitraum und vorhandene Importprotokolle. Notiere Überschneidungen, bevor du eine Datei erneut einliest.
Übergabe: An die nächste Importprüfung: eindeutige Datei und Finanzverbindung.
Prüfnachweis: Quelle und Zeitraum sind nachvollziehbar; ein früherer Abschluss wurde nicht übersehen.
Kasse
Spalten und Rohdaten prüfen
Wähle Quelle und Format, lade die Datei und kontrolliere bei CSV Datum, Betrag, Vorzeichen und Verwendungszweck. Stoppe bei einer falschen Betrags- oder Datumsinterpretation.
Übergabe: An die Zeilenprüfung: korrekt gelesene Rohdaten.
Prüfnachweis: Eine Stichprobe entspricht der Originaldatei, insbesondere bei Ausgaben und Dezimalzeichen.
Kasse
Jede Zeile fachlich entscheiden
Prüfe Vorschläge als Zahlung, Spende oder Buchung. Vergleiche offene Rechnungen, Kontakte und Konten. Bei unklaren Mitgliedsdaten fragst du die Administration; bei unklaren Zahlungszwecken die betroffene Person.
Übergabe: An Administration oder Mitglied: konkreter Klärfall mit Datum und Betrag; übrige Zeilen werden getrennt weiter geprüft.
Prüfnachweis: Jede zu übernehmende Zeile hat eine bestätigte Zuordnung. Ein unsicherer Treffer wird nicht aus Bequemlichkeit akzeptiert.
Kasse
Übernahme bestätigen
Vergleiche Anzahl und Vorgangsarten in der Zusammenfassung. Bestätige die geprüfte Übernahme und kontrolliere den Abschlussbericht. Öffne erzeugte Datensätze stichprobenartig.
Übergabe: An die Kontenabstimmung: fertiges Importprotokoll und Liste ungeklärter Zeilen.
Prüfnachweis: Der Beispielbericht zeigt genau eine Buchung und eine Spende; die importierte Spende braucht zusätzlich die korrekte Spenderprüfung.
Kasse
Konto und Quellen abstimmen
Vergleiche die übernommenen Vorgänge mit Kontoauszug, Journal und zugehörigen Rechnungen oder Spenden. Prüfe, ob ein bereits manuell erfasster Eingang nochmals entstanden ist.
Übergabe: An die Monatsprüfung: abgestimmter Zeitraum und verbleibende Differenzen mit Besitzer.
Prüfnachweis: Bewegungen und Salden sind für denselben Zeitraum verglichen. Ein fertiger Importbericht allein belegt noch keine vollständige Abstimmung.
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iOS-AppVergrößern ↗Wo ihr bewusst freigebt
Dokumentiert diese Entscheidungen in eurem vereinbarten Vereinsverfahren. Prüft danach getrennt, ob die App-Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Vor Übernahme
- Kasse: Jede Zuordnung, Dublettenhinweise und Zusammenfassung prüfen.
- Bei ungeklärter Differenz
- Vorstand / zuständige Freigabe außerhalb der App: Differenz zur Prüfung übergeben und vor einer Periodenfreigabe klären.
Wenn der normale Weg nicht passt
- Transaktion war bereits importiert
- Die vorgeschlagene Ignorieren-Auswahl für identische Transaktionskennungen prüfen; bei bloß ähnlichen Zeilen selbst entscheiden.
- Zahler passt nicht zur Rechnung
- Mit Kontakt- und Rechnungsdaten klären; Zahlung nicht allein wegen eines passenden Betrags zuordnen.
- Verbindung oder Vorzeichen ist falsch
- Vor Übernahme korrigieren. Nach Übernahme die entstandene fachliche Quelle prüfen und deren Korrekturweg nutzen.
Woran ihr den Abschluss erkennt
- Übernommene Zeilen sind im Abschlussbericht belegt.
- Zahlungen, Spenden und Buchungen sind auf ihre Quelle geprüft.
- Kontenabstimmung oder verbleibende Differenz ist dokumentiert.
Haltet bei offenen Punkten mindestens Vorgangsbezug, verantwortliche Person, nächsten Schritt und Prüftermin fest. Markiert nur tatsächlich geprüfte Ergebnisse als erledigt. Auftragsstart, Vorschau oder Dateidownload allein reichen dafür nicht.
Die einzelnen Schritte in der App
- Spenden und Dankesbriefe →
Eine Spende braucht einen nachvollziehbaren Betrag, ein Datum und die richtige spendende Person. Bedankung und steuerliche Zuwendungsbestätigung sind unterschiedliche Ausgaben.
- Bankimporte und Lastschriften →
Ein Bankimport bringt Dateizeilen in die fachliche Prüfung. Erst nach Zuordnung und Bestätigung entstehen Zahlungen, Spenden oder Buchungen. Ein Lastschriftpaket ist dagegen eine ausgehende Bankdatei.
- Buchungen und Belege →
Das Journal verbindet manuelle Buchungen mit den Buchungen aus Rechnungen, Zahlungen, Spenden und Importen. Prüfe bei einer Korrektur immer zuerst die fachliche Quelle.
- Auswertungen lesen und ausgeben →
Ein Bericht ist immer eine Kombination aus Finanzbereich, Zeitraum oder Stichtag und Darstellungsoptionen. PDF und Excel sollten denselben ausgewählten Datenstand zeigen.
Hier geht’s weiter
Monatlich, nach eurem vereinbarten Termin
Den Vereinsmonat gemeinsam abschließen →
Eine wiederkehrende Arbeitsrunde verbindet Mitgliedsanliegen, Stammdaten, Bank, Belege und Berichte.
Mitglieder · Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · AusnahmenBei Bedarf
Eine Spende vom Eingang bis zur passenden Ausgabe →
Die Kasse klärt Herkunft und Spender; die Administration hilft bei Kontaktdaten und Ausgabefreigaben.
Kassenwarte · Administratoren
5 Schritte · Übergaben · Freigaben · Ausnahmen